Résumé des méthodes de mise à jour

Il est important de choisir la méthode de mise à jour qui correspond aux normes de votre cabinet. Vous trouverez ci-dessous les différents cas de figure et le fonctionnement de chacune des méthodes de mise à jour au cours du processus Rechercher les mises à jour . Dans certains cas, chaque méthode fonctionnera de la même manière, tandis que dans d'autres, ce ne sera pas le cas : tenez compte de ces différences lorsque vous choisirez la méthode de mise à jour pour vos équipes de mission. Veuillez vous reporter à chaque point ci-dessous pour obtenir des précisions sur la manière dont la méthode de mise à jour est appliquée selon chaque option proposée par le cabinet :

L'auteur du cabinet met à jour une procédure existante appartenant au cabinet dont il est l'auteur
L'auteur de l'ouvrage propose une nouvelle procédure qui n'existe pas à l'heure actuelle
L'auteur responsable supprime définitivement une procédure de la bibliothèque de contenus et du programme de travail/de la liste de contrôle standard.
L'auteur responsable supprime une procédure du programme de travail standard ou de la liste de contrôle
Une nouvelle procédure est ajoutée à un programme de travail ou à une liste de contrôle au niveau de la mission
Une procédure est supprimée d'un programme de travail ou d'une liste de contrôle au niveau de la mission
Une procédure ou un document est validé comme étant terminé
Une procédure est rendue indisponible par l'auteur du cabinet
Les propriétés du document sont mises à jour par l'auteur au sein du cabinet

Pour chacun des cas où une procédure fait l'objet d'une mise à jour, veuillez noter que la Version de chaque procédure doit être mise à jour à chaque modification.

Remarque : Ces exemples sont tous des procédures dont le propriétaire n'a pas changé lorsque l'auteur du cabinet a modifié la procédure. Lorsque vous modifiez une procédure dont vous n'êtes pas le propriétaire, le système vous demandera si vous souhaitez en devenir le propriétaire. Lorsque vous modifiez le propriétaire, considérez qu’il s’agit de deux procédures distinctes : la procédure d’origine est rendue inaccessible à l’utilisateur (elle sera donc supprimée lors de la vérification des mises à jour) et vous créez une nouvelle procédure que l’utilisateur devra ajouter pour remplacer la procédure d’origine. Il incombe au responsable du cabinet d'informer les équipes de mission de ce changement.

L'auteur du cabinet met à jour une procédure existante dont il est propriétaire :

Cas	L'utilisateur met à jour les documents un par un de manière interactive	Mettez à jour toutes les procédures existantes et les propriétés des documents	Mettre à jour toutes les procédures existantes et en ajouter de nouvelles
L'auteur responsable indique que la procédure est Obligatoire ou bien celle-ci était déjà définie comme obligatoire.	La procédure est systématiquement mise à jour au niveau de la mission, car le cabinet l'a marquée comme Obligatoire.
L'auteur du cabinet apporte des modifications à une procédure Obligatoire existante.	La procédure s'affiche comme « Périmée » lorsque l'option « Rechercher les mises à jour » est sélectionnée au niveau de la mission. Vous pouvez choisir de mettre à jour le logiciel selon vos besoins ou de conserver les personnalisations déjà effectuées et de les modifier en conséquence.		La procédure est mise à jour automatiquement au niveau de la mission.
L'auteur du cabinet met à jour une procédure qui n'est PAS obligatoire et AUCUNE modification n'a été apportée à la procédure d'origine au niveau de la mission.	Lors de la mise à jour du fichier client, si l'utilisateur n'utilise pas la boîte de dialogue « Procédures » pour indiquer que ce document doit être ignoré, toutes les procédures contenues dans ce document sont mises à jour. Si le document n'est pas mis à jour dans le cadre du processus de mise à jour du dossier client, la procédure s'affiche comme « Périmée » lorsque l'option « Rechercher les mises à jour » est sélectionnée au niveau de la mission. Vous pouvez choisir de mettre à jour le système selon vos besoins ou de conserver les personnalisations déjà effectuées et de les modifier en conséquence.	La procédure est mise à jour automatiquement au niveau de la mission.
L'auteur du cabinet met à jour une procédure qui n'est PAS obligatoire et des modifications ont été apportées à la procédure d'origine au niveau de la mission.	Lors de la mise à jour du fichier client, si l'utilisateur n'utilise pas la boîte de dialogue « Procédures » pour indiquer que ce document doit être ignoré, toutes les procédures contenues dans ce document sont mises à jour. La procédure s'affiche comme « Obsolète » lorsque l'option « Rechercher les mises à jour » est sélectionnée au niveau de la mission. Vous pouvez choisir de mettre à jour le système selon vos besoins ou de conserver les personnalisations déjà effectuées et de les modifier en conséquence.

L'auteur de l'ouvrage propose une nouvelle procédure qui n'existe pas à l'heure actuelle :

Cas	L'utilisateur met à jour les documents un par un de manière interactive	Mettez à jour toutes les procédures existantes et les propriétés des documents	Mettre à jour toutes les procédures existantes, ajouter de nouvelles procédures
L'auteur de la note indique que la nouvelle procédure est Obligatoire.	La procédure est toujours ajoutée au niveau de la mission, car le cabinet l'a marquée comme « obligatoire ».
L'auteur de la norme indique que cette procédure est non obligatoire.	Il a été ajouté à la bibliothèque de contenu du cabinet, mais n'est pas automatiquement mis à jour dans la mission. Une boîte de dialogue s'affichera pour vous permettre de sélectionner des procédures dans la bibliothèque de contenus. Cliquez sur chaque procédure pour en prévisualiser le contenu avant de faire votre choix.		La procédure est ajoutée automatiquement au niveau de la mission.

L'auteur responsable supprime définitivement une procédure de la bibliothèque de contenus et du programme de travail/de la liste de contrôle standard :

Cas	L'utilisateur met à jour les documents un par un de manière interactive	Mettez à jour toutes les procédures existantes et les propriétés des documents	Mettre à jour toutes les procédures existantes et en ajouter de nouvelles
L'auteur du rapport supprime une procédure Obligatoire et AUCUNE modification n'a été apportée à la procédure d'origine au niveau de la mission.	Le statut de la procédure indique que celle-ci a été supprimée de la bibliothèque de contenus.
L'auteur du rapport supprime une procédure Obligatoire et des modifications ont été apportées à la procédure d'origine au niveau de la mission.	Le statut de la procédure indique que celle-ci a été supprimée de la bibliothèque de contenus.
L'auteur de la mission supprime une procédure NON obligatoire et AUCUNE modification n'a été apportée à la procédure d'origine au niveau de la mission.	Le statut de la procédure indique que celle-ci a été supprimée de la bibliothèque de contenus.
L'auteur du rapport a supprimé une procédure Non obligatoire et des modifications ont été apportées à la procédure d'origine au niveau de la mission.	Procedure status highlights that procedure is removed from content library. Le bouton « Supprimer » est disponible dès la première vérification des mises à jour. Une fois la première exécution effectuée, la procédure devient une procédure utilisateur.

L'auteur du document supprime une procédure du programme de travail standard ou de la liste de contrôle :

Cas	L'utilisateur met à jour les documents un par un de manière interactive	Mettez à jour toutes les procédures existantes et les propriétés des documents	Mettre à jour toutes les procédures existantes et en ajouter de nouvelles
L'auteur responsable supprime une procédure du programme de travail/de la liste de contrôle.	Les procédures figurent toujours dans le document de mission.
L'auteur du document supprime du programme de travail/de la liste de contrôle une procédure qui ne figurait pas dans le document.	Les procédures peuvent être supprimées d'un dossier de mission. Aucune notification automatique n'est disponible. Les cabinets doivent veiller à ce que les utilisateurs soient informés si cette situation se produit.

Une nouvelle procédure est ajoutée à un programme de travail ou à une liste de contrôle au niveau de la mission :

Cas	L'utilisateur met à jour les documents un par un de manière interactive	Mettez à jour toutes les procédures existantes et les propriétés des documents	Mettre à jour toutes les procédures existantes et en ajouter de nouvelles
Une nouvelle procédure est ajoutée au niveau de l'engagement, qui n'existe pas dans la bibliothèque de contenus.	La procédure d'engagement est conservée lors du processus de mise à jour.

Une procédure est supprimée d'un programme de travail ou d'une liste de contrôle au niveau de la mission :

Cas	L'utilisateur met à jour les documents un par un de manière interactive	Mettez à jour toutes les procédures existantes et les propriétés des documents	Mettre à jour toutes les procédures existantes et en ajouter de nouvelles
Une procédure dont le statut est défini sur Obligatoire est supprimée.	Les procédures obligatoires ne peuvent en aucun cas être supprimées au niveau de la mission.

Une procédure ou un document est validé comme étant terminé :

Case	Mettre à jour manuellement les procédures individuelles	Mettez à jour toutes les procédures existantes et les propriétés des documents	Mettre à jour toutes les procédures existantes et en ajouter de nouvelles
Une procédure est validée comme étant terminée.	L'utilisateur peut choisir de supprimer la validation de la procédure avant le processus de mise à jour. La mise à jour dépend de l'état d'avancement de la procédure, comme indiqué dans les cas 1 à 6.	L'utilisateur peut choisir de supprimer la validation de la procédure avant le processus de mise à jour. La mise à jour dépend de l'état d'avancement de la procédure, comme indiqué dans les cas 1 à 6.	L'utilisateur peut choisir de supprimer la validation de la procédure avant le processus de mise à jour. La mise à jour dépend de l'état d'avancement de la procédure, comme indiqué dans les cas 1 à 6.
Un document dans son intégralité est validé comme étant complet.	L'option Rechercher les mises à jour est désactivée si le document a été validé comme étant terminé.	L'option Rechercher les mises à jour est désactivée si le document a été validé comme étant terminé.	L'option Rechercher les mises à jour est désactivée si le document a été validé comme étant terminé.

Une procédure est rendue indisponible par l'auteur du cabinet :

Cas	Mettre à jour manuellement les procédures individuelles	Mettez à jour toutes les procédures existantes et les propriétés des documents	Mettre à jour toutes les procédures existantes et en ajouter de nouvelles
Une procédure est déclarée indisponible par l'auteur du cabinet et n'est PAS incluse dans un document au niveau de la mission.	La procédure apparaîtra dans le dossier client sous la mention Supprimée de la bibliothèque de contenus.
Une procédure est déclarée non applicable par l'auteur au sein du cabinet et figure dans un document au niveau de la mission.	La procédure sera considérée comme une procédure ajoutée par l'équipe de mission, si celle-ci décide de la conserver.

Les propriétés du document sont mises à jour par l'auteur du cabinet :

Cas	Mettre à jour manuellement les procédures individuelles	Mettez à jour toutes les procédures existantes et les propriétés des documents	Mettre à jour toutes les procédures existantes et en ajouter de nouvelles
Les propriétés du document sont mises à jour par l'auteur au sein du cabinet.	Les propriétés du document sont mises à jour dans chaque programme de travail ou liste de contrôle lorsque l'option Rechercher les mises à jour est exécutée.	Les propriétés du document sont automatiquement mises à jour dans le dossier client.

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