Définition de la disponibilité des procédures
Par défaut, lorsque des procédures sont ajoutées à des programmes de travail ou à des listes de contrôle, elles sont accessibles à tous les utilisateurs dans les dossiers clients, à l'exception des auteurs du cabinet qui modifient le contenu figurant à l'origine dans le modèle, ce qui entraîne un changement de paternité. Dans ce cas, la procédure d'origine sera désélectionnée dans la liste des procédures disponibles ; elle ne sera donc plus visible pour les utilisateurs et les procédures modifiées par le cabinet seront disponibles à sa place. En tant qu'auteur attitré, vous pouvez disposer d'autres procédures dont vous souhaitez empêcher les équipes de mission de consulter une partie du contenu disponible ; pour ce faire, vous pouvez désélectionner ces procédures.
Cette fonctionnalité peut s'avérer utile lorsque vous souhaitez créer du contenu dont la date d'entrée en vigueur est postérieure à celle de la distribution du modèle à vos utilisateurs finaux. Les cabinets peuvent rédiger ces procédures à l'avance et les dissimuler aux équipes de mission. Lorsque ce contenu devient applicable, les auteurs du cabinet peuvent le marquer comme disponible, puis le republier en le reconditionnant et en le redistribuant. Lorsque les équipes de mission vérifieront s'il y a des mises à jour dans les dossiers de leurs clients ou effectueront des insertions à partir de la bibliothèque de contenus, ces contenus, qui n'étaient pas disponibles auparavant, le deviendront.
Remarques :
- Si vous supprimez une procédure unique créée par le cabinet à partir du menu Procédure , de l'option Supprimer la procédure – XXX ou du menu contextuel Supprimer la procédure - XXX, à l’étape 1, vous recevrez un message de confirmation vous invitant à supprimer le contenu du programme de travail ; vous recevrez ensuite une deuxième invite vous demandant si vous souhaitez le supprimer de la bibliothèque. Sélectionnez Non si vous souhaitez conserver le contenu dans la bibliothèque. Si vous sélectionnez « Oui », l'élément sera supprimé du programme de travail et de la bibliothèque de contenus. La suppression d'une procédure commune de la bibliothèque de contenu d'un document entraînera automatiquement la suppression de toutes les occurrences de cette même procédure dans les autres documents.
- Ce processus est spécifique à chaque programme de travail et à chaque liste de contrôle, et doit être répété, si nécessaire, dans tous les autres programmes de travail.
- La colonne « ID de procédure » affiche l'identifiant unique de chaque procédure afin d'aider les auteurs de modèles à distinguer les différentes procédures.
Pour définir la disponibilité de la procédure :
- Dans le menu Auteur , sélectionnez Définir la disponibilité de la procédure.... La boîte de dialogue Sélectionner les procédures s'affiche.
- Cliquez sur chaque format pour en obtenir un aperçu. Assurez-vous que la case à cocher Aperçu du contenu est cochée.
- Cochez la case Disponible située à côté de chaque format si vous souhaitez le mettre à la disposition des utilisateurs.
- Une fois que vous avez vérifié l'ensemble du contenu, cliquez sur OK pour enregistrer vos modifications.
Vous avez défini la disponibilité de la procédure. Si la case de la colonne Commun est cochée, il s'agit d'une procédure courante. Si une procédure courante ne s'applique pas au document, vous pouvez en révoquer la disponibilité afin d'éviter qu'elle ne soit insérée par erreur.