SmartSync: Guía para empezar

Índice

• Resumen
• Especifique el comportamiento predeterminado de sincronización
• Crear una copia sincronizada
• Determine el estado de la sincronización
• Trabajar sin conexión
• Gestionar el archivo principal
• Publicar un archivo principal
• Hacer una copia de seguridad de un archivo
• Eliminar copias de sincronización
• Borrar la información de sincronización

Resumen

Trabajar en un encargo con un equipo de contables puede requerir una planificación y una preparación adicionales. A la hora de preparar un balance de comprobación o elaborar informes para los clientes en colaboración con otras personas, puede resultar fundamental que el grupo trabaje de forma coordinada y se comunique mutuamente las novedades a medida que se producen. Esto es necesario para reducir el trabajo redundante y eliminar los tiempos de espera en el acceso a archivos o documentos compartidos. SmartSync puede facilitar la colaboración al notificarle en tiempo real las actualizaciones de un encargo, al tiempo que resuelve automáticamente los conflictos entre usuarios.

Entre las ventajas de SmartSync se incluyen:

• Sincronización automática y en tiempo real de los cambios en los archivos
• Bajo consumo de ancho de banda para la sincronización (solo se sincronizan los cambios que se realizan en el archivo, en lugar de todo el archivo)
• Trabaje en línea o sin conexión (los cambios se sincronizarán la próxima vez que se conecte a la red)
• Sincronización de datos sobre el terreno entre el personal encargado del encargo
• Acceso a todo el archivo sin necesidad de cerrar sesión ni retirar documentos

Especifique el comportamiento predeterminado de sincronización

Puede especificar el comportamiento de sincronización predeterminado para cada documento o para todo el archivo. El comportamiento predeterminado de sincronización afecta a CaseView y a los documentos externos, como los archivos de Microsoft Word, Excel y PDF. En el caso de archivos que contengan documentos externos de gran tamaño, o de archivos de Working Papers alojados fuera del sitio, le recomendamos que ajuste la frecuencia de sincronización en consecuencia para mejorar el rendimiento.

• Automático: El archivo o documento se sincroniza automáticamente con el archivo principal y con las demás copias sincronizadas cuando hay cambios disponibles. Cada vez que se realiza un cambio en el documento guardado, se genera una caché del archivo. Este procedimiento se recomienda para archivos y documentos de tamaño pequeño a mediano.
• Bajo demanda: Los cambios se almacenan en la caché local y se sincronizan en su conjunto al hacer clic en Sincronizar todos los documentos en el icono de estado de sincronización, o al hacer clic con el botón derecho del ratón en un documento y seleccionar Sincronizar ahora. Se recomienda este procedimiento para archivos de gran tamaño y documentos externos.
• Nunca: El archivo o documento no sincroniza los cambios y queda excluido al hacer clic en Sincronizar todos los documentos en el icono de estado de sincronización.

Para especificar el comportamiento predeterminado de sincronización del archivo:

1. En «Documentos de trabajo», abra la copia de sincronización en la que desee especificar el comportamiento de sincronización predeterminado.
2. En la cinta de opciones, haga clic en Herramientas | Opciones | Avanzadas.
3. En «Comportamiento predeterminado de sincronización de documentos», seleccione una opción. Haga clic en Aceptar.

Se ha establecido el comportamiento de sincronización predeterminado para el archivo.

Para especificar el comportamiento predeterminado de sincronización de un documento:

1. En el Administrador de documentos, haga clic con el botón derecho del ratón en el documento para el que desee especificar el comportamiento de sincronización predeterminado y haga clic en Propiedades.
2. Haga clic en la pestaña Sincronización .
3. En «Comportamiento de sincronización», haga clic en el menú desplegable Frecuencia de sincronización de documentos y seleccione una opción. Haga clic en Aceptar.

Se ha especificado el comportamiento de sincronización predeterminado para el documento.

Crear una copia sincronizada

Para empezar a utilizar SmartSync, debe crear una copia de sincronización local de su archivo de documentos de trabajo. Puede considerar esta copia de sincronización local como su copia personal del archivo. Cualquier modificación que se realice en la copia sincronizada se sincronizará con el archivo original y, posteriormente, con las copias sincronizadas locales de los demás usuarios.

Antes de crear una copia de sincronización local de su archivo de documentos de trabajo, puede especificar la ruta predeterminada en la que se guardará el archivo en su estación de trabajo.

Para especificar la ruta predeterminada:

1. En la cinta, haga clic en Herramientas | Opciones | Rutas predeterminadas.
2. En «SmartSync Path», haga clic en Examinar.
3. Vaya a la ubicación en la que desea guardar sus copias de sincronización locales. Haga clic en Seleccionar carpeta. Haga clic en Aceptar.

Se especifica la ruta predeterminada para las copias de sincronización local. Ahora puede crear una copia de sincronización local.

Para crear una copia de sincronización local:

1. En la cinta de opciones, haga clic en Archivo | Abrir | Equipo | Examinar....

2. Vaya a la ubicación del archivo en el que desea crear una copia de sincronización local y selecciónelo.
3. En el campo «Nombre de archivo», seleccione Crear una copia sincronizada.
4. Haga clic en Abrir.

La copia sincronizada se abre en Working Papers. Encontrará la copia sincronizada en su estación de trabajo, en la ruta predeterminada.

Determine el estado de la sincronización

Puede consultar el estado actual de una copia sincronizada en el cuadro de diálogo «Propiedades de sincronización» y en el icono de estado de sincronización de la barra de estado. Cada icono representa un estado diferente.

Trabajar sin conexión

Puede seguir trabajando en su copia de sincronización local cuando no tenga conexión o simplemente no pueda conectarse a la ubicación del archivo original. Cuando se trabaja sin conexión, los cambios que realice en la copia sincronizada se almacenan temporalmente en la memoria caché de su estación de trabajo y no se sincronizarán hasta que el archivo vuelva a estar conectado o se restablezca la conexión con el archivo principal.

Para trabajar sin conexión:

1. En «Working Papers», abra la copia sincronizada en la que desee trabajar sin conexión.
2. En la cinta de opciones, haga clic en SmartSync | Trabajar sin conexión.

La copia sincronizada pasa a un estado sin conexión. Si no dispone de una conexión a Internet activa, el archivo pasará automáticamente al modo sin conexión.

Cuando vuelva a poner el archivo en estado «en línea», sus cambios se sincronizarán con el archivo principal y con las demás copias sincronizadas.

Para trabajar en línea:

1. En «Working Papers», abra la copia de sincronización sin conexión.
2. En la cinta, haga clic en SmartSync | Trabajar en línea.

La copia de sincronización pasa a estar en línea. Si ha realizado cambios en un documento que se modificó mientras estaba desconectado, es posible que tenga que resolver los conflictos de sincronización.

Gestionar el archivo principal

Cada archivo de una jerarquía de sincronización cuenta con una carpeta _Sync en la que se almacenan temporalmente los cambios. Al abrir el archivo, estos cambios se aplican automáticamente para garantizar que el archivo esté actualizado.

Aunque normalmente no es necesario abrir el archivo principal para aplicar los últimos cambios, al hacerlo se aplicarán dichos cambios al archivo compartido del encargo, lo que puede reducir el tamaño total de la carpeta _Sync. Mantener una carpeta _Sync más pequeña puede mejorar el rendimiento al reducir el uso del ancho de banda de la red.

Siempre que disponga de derechos de acceso para abrir el archivo principal, podrá abrirlo como lo haría con cualquier otro archivo de documentos de trabajo. Cuando exista una jerarquía de sincronización, le recomendamos que no realice cambios directamente en el archivo principal, sino en su copia de sincronización local.

Publicar un archivo principal

Puede publicar archivos de Working Papers en un servidor SmartSync o en Caseware Cloud para utilizarlos como archivo principal en una jerarquía de sincronización.

Requisitos previos:

• El archivo de Working Papers debe encontrarse en unestado no sincronizadoantes de su publicación.
• Debe integrar Working Papers conSmartSync ServeroCaseware Cloudantes de publicar.

Para publicar un archivo principal:

1. En «Working Papers», abra el archivo que desee publicar.
2. En la cinta de opciones, haga clic en SmartSync | Publicar o en Nube | Publicar. Aparecerá el cuadro de diálogo «Publicar en el servidor».
3. Seleccione el servidor SmartSync o el servidor en la nube correspondiente en el menú desplegable. Si procede, seleccione la carpeta de SmartSync Server en la que desea publicar el archivo. Para la publicación en la nube, seleccione la entidad en la que desea publicar el archivo. Haga clic en Aceptar.

El archivo principal se publica en el servidor. Si el proceso se interrumpe, la carga se reanudará automáticamente una vez que se restablezca la conexión.

Hacer una copia de seguridad de un archivo

Puede crear una copia de seguridad de sus archivos de documentos de trabajo en forma de copia comprimida.

Requisitos previos:

• Si el archivo está protegido, debe disponer del derecho de grupo «Abrir el archivo del cliente directamente».

Para hacer una copia de seguridad de un archivo de documentos de trabajo:

1. En documentos de trabajo, abra el archivo del que desea hacer una copia de seguridad.
2. En la cinta de opciones, haga clic en Archivo | Copia de seguridad. Aparecerá el cuadro de diálogo «Copia de seguridad».
3. Escriba o haga clic en Examinar para seleccionar la ubicación en la que desea guardar la copia de seguridad. La ruta completa, incluido el nombre del archivo, debe tener una longitud máxima de 260 caracteres.

4. Seleccione si desea incluir o no las subcarpetas de la carpeta del archivo y, si procede, si desea incluir la carpeta «Sync». Si incluye la carpeta «Sync», se mantendrán los enlaces entre el archivo de la copia de seguridad y su copia original.

   Haga clic en Aceptar.

El archivo se comprime y se copia en la ubicación especificada, dentro de una carpeta denominada Copia de seguridad de [nombre de archivo] (mm-dd-aaaa hh-mm-ss a. m./p. m.).

Eliminar copias de sincronización

Cuando sea necesario realizar cambios en un archivo principal de SmartSync, a menudo es necesario sincronizar y eliminar primero todas las copias sincronizadas. En algunas situaciones, como cuando los usuarios están desconectados o se retiran del servicio algunas estaciones de trabajo, las copias sincronizadas pueden perderse o quedar inaccesibles, lo que impide modificar el archivo original. Para evitar este problema, puede descartar estas copias de sincronización inaccesibles. Las copias de sincronización abandonadas ya no podrán sincronizarse con el archivo principal.

Para eliminar las copias sincronizadas:

1. Abra una copia sincronizada que esté vinculada al archivo principal.
2. Realice un bloqueo (Encargo | Bloqueo), una limpieza (Encargo | Limpieza) o un mantenimiento (Herramientas | Mantenimiento) en el archivo.
3. En el asistente, seleccione Abandonar copias sincronizadas pendientes.
4. Siga las instrucciones del asistente.

Las copias de sincronización inaccesibles se descartan. Ahora puede modificar el archivo principal.

Borrar la información de sincronización

Una vez que haya eliminado y descartado todas las copias de sincronización restantes, podrá borrar la información de sincronización del archivo principal. Al borrar la información de sincronización, se elimina la carpeta _Sync y todo su contenido del directorio de documentos de trabajo, con lo que el archivo principal vuelve a un estado no sincronizado.

Devolver un archivo de SmartSync a un estado sin sincronización resulta útil principalmente cuando se realizan cambios en el archivo principal o cuando se facilita el archivo a usuarios que no utilizan SmartSync.

Para borrar la información de sincronización:

1. Abra elarchivo principalen documentos de trabajo.
2. En la cinta de opciones, haga clic en SmartSync | Borrar información.
3. En el cuadro de diálogo de confirmación, haga clic en Sí.

La información de sincronización se borra del archivo principal. El archivo ya no es un archivo SmartSync.