Importar registros contables

Antes de completar una consolidación interna, debe importar todos los registros contables pertinentes al archivo de documentos de trabajo. Puede personalizar el proceso de importación para adaptarlo a las necesidades de los distintos archivos que le puedan proporcionar sus clientes.

Para importar los registros contables de una sola entidad:

1. En la cinta de opciones, haga clic enEncargo | Importar | Archivo de Excelo enArchivo de texto ASCII. Aparece el Asistente de importación.

2. Complete la página de bienvenida:

   • En el campo Archivo que se va a importar , haga clic en Examinar para seleccionar el archivo Excel o ASCII que desea importar.

   • En el menú desplegable Componentes a importar , puede definir si el archivo contiene un balance de comprobación (Plan de cuentas & Saldos del libro mayor), transacciones (Detalles del libro mayor) o asientos de ajuste.

     Nota: Le recomendamos que importe primero un archivo con el balance de comprobación y, a continuación, otro archivo con los asientos de ajuste.
   • En el menú desplegable Secuencia de fechas del período para importar saldos de período , puede seleccionar el período contable al que corresponden los saldos de las cuentas. Estas opciones de período de informe se configuran en la sección Propiedades del encargo del archivo.

   Cuando haya terminado, haga clic en Siguiente.

3. En la página «Especificar propiedades de datos», indique las filas que desea excluir y los caracteres especiales que desea eliminar (en función del delimitador de texto de la hoja de cálculo). Haga clic en Siguiente.

4. En la página «Detalles del campo», defina las columnas de la hoja de cálculo. Haga clic en Ignorarjunto a la columna que desee definir y, a continuación, seleccione el encabezado correspondiente. Para continuar, debe definir una columna como «Número de cuenta».

   Si define una columna como «Saldo», puede especificar si la columna muestra el campo «Débito», el campo «Crédito» o ambos.

   Haga clic en Siguiente.

5. En la página «Asignar entidad», puede asignar cualquier cuenta sin asignar a diferentes entidades del encargo de consolidación. En Cuentas sin asignar, seleccione la cuenta que desee asignar y, a continuación, en Entidades, seleccione la entidad a la que desee asignar la cuenta. Haga clic en Asignar.

Las cuentas sin asignar se han asignado a sus respectivas entidades. Ya puede completar el proceso de importación.

Importar registros contables de varias entidades

El proceso de importación de un archivo Excel o ASCII que contenga registros contables de varias entidades depende de cómo se clasifique la información de dichas entidades en el archivo.

Para importar los registros contables de varias entidades cuando el archivo contiene columnas separadas para las entidades y los números de cuenta:

• En la página Detalles del campo , para definir la columna con las entidades, haga clic con el botón derecho del ratón en el encabezado de la columna correspondiente, seleccione Detalles de la cuentay, a continuación, seleccione Abreviatura de la entidad.

Se han separado las entidades y los números de cuenta. Ya puede completar el proceso de importación.

Para importar los registros contables de varias entidades cuando el archivo contiene una sola columna para las entidades y los números de cuenta:

1. En la página Detalles del campo , haga clic con el botón derecho del ratón en la columna que contiene tanto las entidades como los números de cuenta, seleccione Detalles de la cuentay, a continuación, seleccione Número de cuenta.
2. Separe las entidades de los números de cuenta realizando cualquiera de las siguientes acciones:
   • Cuando un número representa tanto a la entidad como a la cuenta, en Posición de la entidad, seleccione El número de cuenta y la entidad comparten el mismo campo, pero no están separados. Una vez realizada la selección, puede introducir la «Posición inicial de la entidad» y el «Número de caracteres» para especificar dónde se encuentra el nombre de la entidad.
   • Cuando la entidad y el número de cuenta estén delimitados, es decir, cuando haya uno o varios caracteres que separen cada campo, introduzca dichos caracteres en Separador(es) de camposy, a continuación, haga clic en Avanzado. Se abre el cuadro de diálogo «Detalles del número de cuenta». El cuadro de diálogo «Detalles del número de cuenta» muestra las entidades y los números de cuenta separados en columnas distintas. Defina la columna que contiene las entidades como Entidad. Haga clic en Aceptar.
3. Haga clic en Siguiente.

Se han separado las entidades y los números de cuenta. Ya puede completar el proceso de importación.