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Importar desde ASCII o Excel

Puede importar el plan de cuentas, los saldos del libro mayor y los asientos de ajuste desde archivos ASCII o Excel para poder continuar con su compilación, revisión o auditoría.

Tenga en cuenta las siguientes limitaciones antes de importar desde ASCII o Excel:

  • Longitud máxima de los registros en Excel: 15 000 filas
  • Importes máximos por transacción en Excel: hace cuatro años
  • Número máximo de tipos de fuentes de diario: 200
  • Los caracteres no válidos en los números de cuenta se sustituirán automáticamente.
  • A los números de cuenta duplicados se les añadirá _###, donde ### representa un valor comprendido entre 001 y 999.

En la siguiente tabla se detallan los límites de caracteres de los campos específicos del archivo:

Campo Límite de caracteres
Descripción de la cuenta 50
Número de cuenta, abreviatura de la entidad, número de cuenta dividida 40
Celdilla (Excel) 1024
División, número de subcuenta 6
Descripción de la entrada 280
Número de inscripción 20
Tipo de asiento, error contable 80
Descripción detallada de la cuenta, fórmula 510
Descripción de la revista 35
Fuente de la revista 2
Número de identificación fiscal 4

Importar desde ASCII

Puede importar datos de clientes desde un archivo de texto ASCII. Si desea importar más de un grupo principal de componentes, deberá realizar las importaciones por separado. Puede importar datos tanto desde archivos delimitados como de longitud fija.

Para importar datos desde un archivo ASCII:

  1. En la cinta de opciones, haga clic enEncargo | Importar | Archivo de texto ASCII.... Aparece el Asistente para la importación de archivos de texto ASCII.

  2. En la pantalla de bienvenida, seleccione las opciones correspondientes a su importación:

    Opción Descripción
    Componentes que se deben importar Seleccione si desea importar el plan de cuentas y los saldos del libro mayor, los detalles del libro mayor o los asientos de ajuste.
    Archivo ASCII para importar Busque el archivo ASCII que desea importar.
    Archivo de diseño de registros Si procede, busque un archivo de estructura de registros si desea utilizar la configuración de una importación anterior.
    Secuencia de fechas de período para importar saldos de período Seleccione el período contable que corresponda a los saldos de las cuentas. Estas opciones de período de informe se configuran en la sección Propiedades del encargo del archivo.

    Haga clic en Siguiente.

  3. En la pantalla «Tipo de archivo», seleccione si el tipo de archivo es Delimitado o De longitud fija. La selección se realiza automáticamente en función de los datos del archivo. Haga clic en Siguiente.
    1. En el caso de los archivos de longitud fija, se muestra la pantalla «Especificar longitud de registro» con una longitud de registro calculada automáticamente. Si es necesario, puede ajustar la longitud y el formato del registro. Haga clic en Siguiente.
    2. En la pantalla «Especificar delimitadores de campos», establezca los límites de cada campo del archivo. Los límites predeterminados se establecen automáticamente; no obstante, puede modificarlos si es necesario. Haga clic en Siguiente.
    3. Al importar asientos de ajuste, especifique las propiedades predeterminadas para sus asientos. Estas propiedades se aplicarán a las entradas importadas, salvo que se indique lo contrario. Haga clic en Siguiente.
  4. En la pantalla «Especificar propiedades de datos», seleccione qué separador desea utilizar para delimitar los campos y qué filas desea excluir del archivo. Seleccione el delimitador de texto que desea ignorar al importar. Haga clic en Siguiente.
    1. Al importar asientos de ajuste desde archivos delimitados, especifique las propiedades predeterminadas para sus asientos. Estas propiedades se aplicarán a las entradas importadas, salvo que se indique lo contrario. Haga clic en Siguiente.
  5. En la pantalla «Detalles del campo», defina las columnas del archivo. Haga clic en Ignorarjunto a la columna que desee definir y, a continuación, seleccione el encabezado correspondiente. Para continuar, debe definir una columna como «Número de cuenta». Si define una columna como «Saldo», puede especificar si la columna muestra el campo «Débito», el campo «Crédito» o ambos. En el campo «Crédito», seleccione Importar valores positivos como crédito si hay saldos que contengan valores positivos o mixtos (positivos y negativos). Haga clic en Siguiente.
  6. En la pantalla Especificaciones avanzadas, puede ajustar con mayor precisión la forma en que Working Papers importa el archivo.
  7. Confirme qué cuentas se añadirán al archivo. Si es necesario realizar cambios, haga clic en Atrás y actualice los datos según corresponda. De lo contrario, haga clic en Siguiente.
  8. Ha completado el asistente de importación. Tiene la opción de guardar la configuración de diseño que haya seleccionado en el asistente y podrá volver a utilizarla la próxima vez que realice una importación. Para finalizar el asistente de importación, haga clic en Importar.

Los datos se importan a su archivo de documentos de trabajo.

Importar desde Excel

Puede importar los datos de los clientes desde un archivo de Excel. Si desea importar más de un grupo principal de componentes, deberá realizar las importaciones por separado.

Para importar datos desde un archivo de Excel:

  1. En la cinta de opciones, haga clic enEncargo | Importar | Archivo de Excel.... Aparecerá el Asistente para la importación de archivos de Excel.

  2. En la pantalla de bienvenida, seleccione las opciones correspondientes a su importación:

    Opción Descripción
    Componentes que se deben importar Seleccione si desea importar el plan de cuentas y los saldos del libro mayor, los detalles del libro mayor o los asientos de ajuste.
    Archivo de Excel para importar Busque el archivo de Excel que desea importar.
    Seleccione una hoja de cálculo Seleccione la hoja de cálculo que contenga los componentes que desea importar.
    Archivo de diseño de registros Si procede, busque un archivo de estructura de registros si desea utilizar la configuración de una importación anterior.
    Secuencia de fechas de período para importar saldos de período Seleccione el período contable que corresponda a los saldos de las cuentas. Estas opciones de período de informe se configuran en la sección Propiedades del encargo del archivo.

    Haga clic en Siguiente.

  3. En la pantalla «Especificar propiedades de datos», seleccione qué separador desea utilizar para delimitar los campos y qué filas desea excluir del archivo. Seleccione el delimitador de texto que desea ignorar al importar. Haga clic en Siguiente.
  4. Al importar asientos de ajuste, especifique las propiedades predeterminadas para sus asientos. Estas propiedades se aplicarán a las entradas importadas, salvo que se indique lo contrario. Haga clic en Siguiente.
  5. En la pantalla «Detalles de campos», defina las columnas de la hoja de cálculo. Haga clic en Ignorarjunto a la columna que desee definir y, a continuación, seleccione el encabezado correspondiente. Para continuar, debe definir una columna como «Número de cuenta». Si define una columna como «Saldo», puede especificar si la columna muestra el campo «Débito», el campo «Crédito» o ambos. En el campo «Crédito», seleccione Importar valores positivos como crédito si hay saldos que contengan valores positivos o mixtos (positivos y negativos). Haga clic en Siguiente.
  6. En la pantalla Especificaciones avanzadas, puede ajustar con mayor precisión la forma en que Working Papers importa el archivo.
  7. Confirme qué cuentas se añadirán al archivo. Si es necesario realizar cambios, haga clic en Atrás y actualice los datos según corresponda. De lo contrario, haga clic en Siguiente.
  8. Ha completado el asistente de importación. Tiene la opción de guardar la configuración de diseño que haya seleccionado en el asistente y podrá volver a utilizarla la próxima vez que realice una importación. Para finalizar el asistente de importación, haga clic en Importar.

Los datos se importan a su archivo de documentos de trabajo.

Especificaciones avanzadas

En la pantalla «Especificaciones avanzadas», puede configurar los ajustes de archivo y regionales para la importación. Las opciones disponibles dependen de los componentes que esté importando.

Plan de cuentas & saldos del libro mayor

Opción Descripción
Tipo de cuenta predeterminado Seleccione el tipo de cuenta predeterminado para asignar cuentas.
Acumular saldos Seleccione esta opción para combinar los totales de las cuentas que aparecen en varias líneas del archivo ASCII o Excel. Si la cuenta presenta un saldo anterior a la importación, este se anula. Esta opción es válida tanto para los saldos anteriores, presupuestarios y previstos como para los saldos actuales.
Liquidar los saldos del periodo o periodos que se están importando

Seleccione esta opción para borrar los saldos del período de todas las cuentas financieras existentes en los datos importados antes de la importación.

De forma predeterminada, esta opción solo borra los saldos de las entidades incluidas en la importación actual; las demás entidades no se verán afectadas.

Notas:

  • Si se selecciona esta opción junto con la opción Los saldos que se importan son los acumulados del año , solo se liquidarán los saldos del período que se está importando (por ejemplo, se ignorarán los saldos de períodos anteriores).
  • Si selecciona esta opción junto con la opción Los saldos que se importan son acumulados del año y el saldo acumulado del año no parece correcto en el balance de comprobación provisional, asegúrese de haber especificado los saldos iniciales y los saldos de los períodos continuos en el cuadro de diálogo «Detalles de campos».
  • Si desea aplicar esta opción a una entidad concreta, los datos importados deben contener al menos una cuenta de dicha entidad.
Saldos redondeados Seleccione esta opción para redondear el balance de comprobación al importarlo. Haga clic en Configuración para especificar el tipo de redondeo y las cuentas a las que desea aplicarlo.
Importar
  • Todas las cuentas: Importe todas las cuentas, incluidas aquellas con saldo cero.
  • Cuentas con saldo total distinto de cero: Importe todas las cuentas que tengan un saldo distinto de cero durante el periodo especificado.
  • Cuentas con saldo inicial/movimientos del período: Importe todas las cuentas que tengan un saldo inicial distinto de cero o que hayan registrado movimientos durante el periodo especificado.

Especifique el periodo o periodos desde los que desea importar las cuentas:

  • Año en curso
  • Año anterior 1
  • Año anterior 2
  • Año anterior 3
  • Año anterior 4
Utilice el formato de moneda en la configuración regional

Desmarque esta opción para anular la configuración regional del equipo.

Cuando se utilizan la configuración regional y se trabaja en cualquier región que utilice una coma (,) para separar las unidades monetarias, el punto (.) del teclado numérico se convierte en una coma (,) en la pantalla.
Símbolo decimal

Seleccione el punto (.) o la coma (,) para separar las unidades monetarias.
Símbolo del grupo de dígitos

Seleccione la coma (,) o el punto (.) para agrupar los dígitos en los importes elevados.
Convertir un archivo de DOS a Windows Seleccione esta opción si el archivo ASCII o Excel se exportó originalmente desde una aplicación basada en DOS. Esta opción convierte automáticamente cualquier carácter especial entre los formatos de DOS y Windows.
Tipo de saldo Seleccione el tipo de balance entre un balance, un presupuesto o una previsión de los últimos 5 años (o de los próximos 5 años, en el caso de las previsiones).
Descriptor de valor positivo (Opcional) Introduzca un símbolo para indicar los valores positivos.
Descriptor de valor negativo (Opcional) Introduzca un símbolo para indicar los valores negativos.
Los saldos que se importan corresponden al acumulado del año Seleccione esta opción si los saldos que va a importar corresponden únicamente a los datos acumulados del año.
Los saldos incluyen ajustes

Seleccione esta opción al importar los importes acumulados del año para garantizar que, al calcular los importes de movimiento del período, se tengan en cuenta los asientos de ajuste existentes en el archivo.
Importar saldos acumulados del año para los períodos posteriores

Seleccione esta opción si va a importar saldos acumulados del año hasta la fecha a un intervalo de períodos dentro de la secuencia de fechas del período actual y no desea que las operaciones de anulación se añadan al saldo acumulado del año hasta la fecha de los períodos posteriores.

Si selecciona esta opción y está importando datos a un archivo vacío, todos los periodos posteriores tendrán el mismo saldo acumulado del año que el último periodo importado.
Solo las cuentas del balance tienen saldos acumulados del año Seleccione esta opción si solo los números de cuenta del balance general son acumulados del año y el resto de cuentas deben importarse según las preferencias establecidas anteriormente.
Anulación del cierre del ejercicio en la cuenta de «Ganancias acumuladas»

Seleccione esta opción en los siguientes casos:

  • Con cualquier cliente no consolidado.
  • Cuando se utiliza la opción de entidad abreviada en la pestaña Avanzado | Entidad para generar la entidad, con un cliente consolidado. En este caso, Working Papers da por hecho que la cuenta de «Ganancias acumuladas» se encuentra en la entidad superior.
  • En el caso de un cliente consolidado, al utilizar la opción de perfil divisional en la pestaña Avanzado | Entidad para asignar la entidad. Working Papers da por hecho que la cuenta de «Ganancias acumuladas» se encuentra en la entidad principal de la sucursal seleccionada para la importación.

Al importar ejercicios en los que las cuentas de la cuenta de resultados ya se han cerrado en la cuenta de «Ganancias acumuladas», esta opción permite revertir el resultado neto del ejercicio anterior de la cuenta de «Ganancias acumuladas». Los importes de los movimientos de cada período se importan para las cuentas de la cuenta de resultados de cada período, mientras que los importes de las cuentas del balance se importan como acumulados del año. Working Papers calcula el importe y lo ajusta manualmente en la cuenta de «Ganancias acumuladas».
N.º de cuenta R/E

Introduzca el número de cuenta de las reservas de beneficios que se utilizará para anular los asientos anteriores.

Detalles del libro mayor

Opción Descripción
Saldo inicial neto
  • Aspectos financieros: Compense los saldos iniciales de las cuentas financieras.
  • Flujo de caja: Compense los saldos iniciales de las cuentas de flujo de caja.
  • Indicadores de rendimiento: Corrija los saldos iniciales de las cuentas que miden el rendimiento.
Borrar registros del tipo «Fuente»
  • Aspectos financieros: Sobrescriba los registros financieros existentes con los datos importados.
  • Flujo de caja: Sobrescriba los registros de flujo de caja existentes con los datos importados.
  • Indicadores de rendimiento: Sobrescriba las entradas de rendimiento existentes con los datos importados.
Utilice el formato de moneda en la configuración regional

Desmarque esta opción para anular la configuración regional del equipo.

Cuando se utilizan la configuración regional y se trabaja en cualquier región que utilice una coma (,) para separar las unidades monetarias, el punto (.) del teclado numérico se convierte en una coma (,) en la pantalla.
Símbolo decimal

Seleccione el punto (.) o la coma (,) para separar las unidades monetarias.
Símbolo de grupo de dígitos

Seleccione la coma (,) o el punto (.) para agrupar los dígitos en los importes elevados.
Descriptor de valor positivo (Opcional) Introduzca un símbolo para indicar los valores positivos.
Descriptor de valor negativo (Opcional) Introduzca un símbolo para indicar los valores negativos.
Convertir un archivo de DOS a Windows Seleccione esta opción si el archivo ASCII o Excel se exportó originalmente desde una aplicación basada en DOS. Esta opción convierte automáticamente cualquier carácter especial entre los formatos de DOS y Windows.

Asientos de ajuste

Opción Descripción
Utilice el formato de moneda en la configuración regional

Desmarque esta opción para anular la configuración regional del equipo.

Cuando se utilizan la configuración regional y se trabaja en cualquier región que utilice una coma (,) para separar las unidades monetarias, el punto (.) del teclado numérico se convierte en una coma (,) en la pantalla.
Símbolo decimal

Seleccione el punto (.) o la coma (,) para separar las unidades monetarias.
Símbolo de grupo de dígitos

Seleccione la coma (,) o el punto (.) para agrupar los dígitos en los importes elevados.
Descriptor de valor positivo (Opcional) Introduzca un símbolo para indicar los valores positivos.
Descriptor de valor negativo (Opcional) Introduzca un símbolo para indicar los valores negativos.
Convertir un archivo de DOS a Windows Seleccione esta opción si el archivo ASCII o Excel se exportó originalmente desde una aplicación basada en DOS. Esta opción convierte automáticamente cualquier carácter especial entre los formatos de DOS y Windows.
Eliminar los asientos de ajuste importados anteriormente Seleccione esta opción para borrar los asientos de ajuste importados anteriormente del archivo de destino.
Acumular el importe de ajuste Seleccione esta opción para acumular los importes de ajuste entre los datos importados y los datos existentes en el archivo de destino.