Acerca de las bibliotecas de conocimientos

Las bibliotecas de conocimientos le permiten crear entradas y almacenarlas en una ubicación centralizada que puede vincular a diversos archivos de Working Papers. Las entradas de la biblioteca de conocimientos pueden ser desde el logotipo de una empresa hasta un conjunto completo de estados financieros. Las entradas de la biblioteca de conocimientos se gestionan desde el índice de la biblioteca de conocimientos.

Entre las ventajas de las bibliotecas de conocimientos se incluyen:

Las entradas solo es necesario crearlas o personalizarlas una vez para que estén disponibles en toda la empresa
Los cambios en las entradas, como la reformulación de una nota, pueden realizarse en un único lugar centralizado
Los documentos que contienen enlaces a las entradas solo tienen que actualizar el enlace para incorporar los nuevos cambios
Las entradas vinculadas desde una biblioteca de conocimientos son coherentes en todos los archivos y no contienen errores ortográficos ni gramaticales que puedan producirse cuando el personal introduce la información manualmente
El personal no necesita tener un conocimiento profundo de CaseView para preparar los informes

Nota: Si varios usuarios acceden a una biblioteca de conocimientos a través de una red, es posible que se produzcan problemas de rendimiento. En estos casos, recomendamos que todos los usuarios salgan de CaseView para recuperar el rendimiento y que limite el acceso compartido a la Biblioteca de conocimientos en la red a un solo usuario a la vez.

Utilizar una biblioteca de conocimientos en lugar de una plantilla

Los archivos de plantillas, los documentos de plantillas y la Biblioteca de conocimientos se parecen en que contienen entradas almacenadas en una ubicación central para su uso en otros archivos. Las bibliotecas de conocimientos tienen un alcance más limitado que los archivos de plantillas y los documentos, ya que almacenan los componentes individuales que se utilizan para crear un documento, como los encabezados o un balance.

La principal diferencia en el funcionamiento de estos componentes radica en las futuras actualizaciones. Las entradas copiadas de una plantilla son independientes; si la plantilla se modificara en el futuro, la copia no reflejará dichos cambios a menos que se actualice manualmente. Las entradas de la biblioteca de conocimientos se incorporan a los documentos mediante un enlace que permanece activo. En cualquier momento, el personal puede actualizar los enlaces del documento para asegurarse de que la información que figura en él coincide con la de la biblioteca de conocimientos. Incluso puede realizar una comparación con las entradas actualizadas y permitir a los usuarios fusionar los cambios entre ambas.