Skalering uden udbrændthed: Sådan hjælper automatisering virksomheder med at håndtere stigende krav

Vækst er godt nyt for et revisionsfirma — flere kunder, flere opgaver, mere omsætning. Men når revisionsfilerne vokser, og deadlines ikke rykker sig, kan vækst hurtigt føles som en belastning. 

Ofte reagerer firmaer på samme måde: de presser de eksisterende medarbejdere hårdere eller ansætter flere juniorer. Ingen af delene er en holdbar løsning. Overarbejdede teams brænder ud, og flere ansatte øger kun omkostningerne – ikke effektiviteten. 

Det virkelige spørgsmål er: hvordan kan revisionsfirmaer skalere uden at overbelaste deres medarbejdere? 

Fremsynede firmaer finder svaret i AI-drevet automatisering. 

Hvorfor vækst kan skabe flaskehalse 

Revisionsarbejdet vokser ikke kun i omfang. Det vokser også i kompleksitet:

• Flere kunder betyder mere transaktionstest, flere afstemninger og flere regnskaber at gennemgå
• Mere data betyder mere tid brugt på at udtrække, formatere og validere dokumentation.
• Mere kontrol betyder mere pres for at levere konsistent og forsvarlig dokumentation. 

Auditeos udfordring

Det Sydney-baserede revisionsfirma Auditeo kender denne udfordring alt for godt. Grundlagt i 2020 har det lille boutique-firma hurtigt opbygget en kundebase med virksomheder, der spænder fra 10 til 500 millioner dollars i omsætning. Men succes kom med voksesmerter. 

Især transaktionstest var en stopklods. Junioransatte måtte indtaste fakturadetaljer i Excel og derefter matche dem med kundernes poster. Processen var langsom og fejlbehæftet, hvilket førte til forsinkelser og ekstraarbejde. 

Som stifter Didarul Khan forklarede: 

“Transaktionstest var ekstremt manuelt arbejde. Junioransatte indtastede data fra fakturaer i arbejdspapirer, og fejl førte til forsinkelser og ekstraarbejde. Vi havde brug for en omkostningseffektiv måde at spare tid og forbedre nøjagtigheden på.” 

Hvordan Extractly ændrede ligningen 

Auditeo tog Caseware Extractly i brug for at automatisere transaktionstest. 

Med Extractly kunne de: 

• Konvertere uoverskuelige PDF’er og scannede billeder til strukturerede data, klar til Excel
• Matche fakturaer, beløb og leverandørnavne automatisk med kundernes poster 
• Reducere tiden til transaktionstest med mere end 50 % 

Den menneskelige side af skalering 

Fordelene var både kulturelle og operationelle. 

Ved at automatisere det gentagne arbejde frigjorde Auditeo deres juniorer til at fokusere på opgaver med højere værdi, såsom risikovurderinger og analyse af balancer. Det skifte øgede engagementet og gav medarbejderne mere meningsfulde læringsmuligheder. 

Som Khan fortalte: 

“Vi gennemgik timesedler før og efter brugen af Extractly, og forskellen var markant. Det sparede os timer på hver enkelt opgave.” 

Han bemærkede også, at den største barriere ikke var teknologien. Det var tankegangen: 

“Den største udfordring er ikke teknologien. Det er at få folk til at tage den til sig. Men når de først ser, hvor meget tid Extractly sparer, bliver det en let beslutning.” 

Hvorfor automatisering er den smartere vej til vækst

Auditeos historie afspejler en bredere tendens. Virksomheder i alle størrelser indser, at vækst ikke behøver at betyde udbrændthed eller konstant rekruttering. Automatisering gør det muligt at:

• Udvide kapaciteten uden at øge medarbejderstaben — tage flere kunder ind uden at overbelaste medarbejderne.
• Fastholde kvaliteten under pres — konsekvente kontroller reducerer risikoen for, at fejl sniger sig igennem.
• Forbedre medarbejderfastholdelsen — ved at erstatte gentagne manuelle indtastninger med mere engagerende, skøn- og vurderingsbaseret arbejde.
• Styrke kundeforholdene — hurtigere og mere præcise resultater skaber tillid og loyalitet.
  

Skalering på virksomhedens egne præmisser 

Revisionsfirmaer kan ikke sænke tempoet i kundernes forventninger, men de kan kontrollere, hvordan de reagerer. Ved at indarbejde automatisering i centrale arbejdsgange som substans­test og regnskabsgennemgang kan firmaer skalere uden at gå på kompromis med kvaliteten eller overbelaste deres medarbejdere. 

Auditeos erfaring viser, hvad der er muligt: test reduceret til det halve, gennemgange skåret ned fra timer til minutter, og medarbejdere der kan fokusere på opgaver med højere værdi. Find ud af, hvordan du kan effektivisere din substans­test og regnskabsgennemgang med Caseware Extractly.