Consulte los documentos y las entradas
Cuando desee trabajar en un documento o en una entrada, puede obtener una copia del archivo maestro. Los documentos y las entradas que se han extractono son accesibles para otros usuarios hasta que se archiven, por lo que no tiene que preocuparse por realizar cambios que entren en conflicto con los de otros miembros del personal.
Para sacar documentos:
- Seleccione el documento o los documentos que desee extraer del Gestor de documentos.
- En la cinta, haga clic en Documento | Desproteger, o haga clic con el botón derecho del ratón sobre los documentos y seleccione Desproteger.
- En el cuadro de diálogo, puede comprobar o cambiar la carpeta en la que se guardará la copia extraída. Haga clic en Finalizar compra.
Las copias de los documentos se guardan en la carpeta designada. Cuando trabaje con una copia extraída, verá [Copia extraída] en la parte superior de la ventana «Working Papers».
Para consultar una entrada:
- En el Adj. En la ventana de entradas, busque la entrada que desee consultar.
- En la cinta, haga clic en Documento | Desproteger.
- En el cuadro de diálogo, puede comprobar o cambiar la carpeta en la que se guardará la copia extraída. Haga clic en Finalizar compra.
La copia de la entrada se guarda en la carpeta designada. Cuando trabaje con una copia extraída, verá [Copia extraída] en la parte superior de la ventana «Working Papers».
Notas:
- Al eliminar un documento de una copia extraída, el documento se elimina automáticamente del archivo maestro.
- No se puede realizar un bloqueo cuando hay documentos en proceso de extracción.
- Si un archivo supera la fecha de finalización del documento y se activa el bloqueo, deberá archivar todos los documentos que haya extraído antes de poder desbloquear el archivo.
- Cuando se registra un archivo bloqueado en el maestro de bloqueos, se vuelven a generar todos los hitos de bloqueo con los datos recién introducidos.
Solicitar documentos de un ejemplar prestado
Si intenta extraer documentos de una copia ya extraída, se le pedirá que actualice dicha copia con los cambios del archivo maestro antes de extraer documentos adicionales.
Para actualizar una copia extraída:
- En la ventana de diálogo, asegúrese de seleccionar Actualizar el archivo actual con los cambios del archivo maestro. Haga clic en Finalizar compra.
La copia extraída se actualiza con los cambios del archivo maestro.