Guardar como PDF

Puede guardar uno o varios documentos de trabajo de su archivo de Working Papers en formato PDF (Portable Document Format). Los archivos PDF admiten opciones de seguridad que pueden impedir el acceso o la edición, lo que le permite guardar copias protegidas de sus documentos con fines de archivo.

Para guardar documentos en formato PDF:

1. En el Administrador de documentos, seleccione los documentos que desee guardar en formato PDF. Utilice Ctrl + clic para seleccionar varios documentos, o seleccione una carpeta para incluir todas las subcarpetas.
2. En la cinta de opciones, haga clic en Documento | Guardar como | Guardar como archivo PDF.... Aparecerá el cuadro de diálogo «Guardar como PDF».

3. Configure los ajustes del PDF según sea necesario.

   Opción	Descripción
   Elija una ubicación para los documentos PDF	Seleccione dónde desea guardar el PDF. Añadir al expediente del cliente y al Gestor de documentos: Seleccione esta opción para guardar el PDF en el Gestor de documentos de su archivo actual de documentos de trabajo. Directorio: Busque una ubicación en su ordenador para guardar el PDF.
   Omitir las anotaciones y los comentarios	Excluya las anotaciones y los comentarios del archivo PDF adjunto al correo electrónico.
   Incluir leyenda de las marcas de verificación	Cree una leyenda para cada tipo de marca de escala en los documentos.
   Exportar como PDF/A (conforme a la norma ISO 19005-1)	Exporte el documento o documentos a un formato de archivo estándar.
   Opciones de seguridad de PDF	Active las opciones de seguridad del PDF. Contraseña del propietario: Establezca una contraseña para el propietario del PDF. Vuelva a introducir la contraseña y confírmela. Contraseña de usuario: Añada una contraseña que los usuarios deberán introducir para ver el PDF. La contraseña del usuario no debe coincidir con la del propietario. Habilitar la impresión: Permita a los usuarios imprimir el PDF. Habilitar la modificación de documentos: Permita a los usuarios modificar el PDF. Habilitar la copia de texto y gráficos: Permita a los usuarios copiar texto y/o imágenes del PDF. Habilitar la modificación de notas: Permita a los usuarios modificar las notas del PDF.

   Haga clic en Avanzadas... para personalizar las opciones avanzadas de PDF si es necesario. Haga clic en Aceptar.

Los documentos se guardan en formato PDF.

Exportar a PDF por lotes

Puede exportar varios documentos o todo un expediente de encargo a un PDF por lotes. Los archivos PDF por lotes no tienen las mismas restricciones de uso que los archivos de Working Papers y se puede acceder a ellos desde fuera de la aplicación. Esto le permite enviar datos de archivos a un revisor externo que no disponga de una licencia de Working Papers.

Para guardar los documentos o el archivo como un PDF por lotes:

1. En la cinta de opciones, haga clic enEncargo | Guardar como | Guardar como archivo PDF..., o enEncargo | Exportar | PDF por lotes.... Aparecerá el cuadro de diálogo «Exportar a PDF».
2. Junto a la opción «Conjunto de exportación», haga clic en Nuevo. Introduzca un nombre para el nuevo conjunto de exportación. Haga clic en Aceptar.

3. En la lista «Seleccionar documentos», seleccione los documentos que desee incluir en el PDF por lotes y, a continuación, haga clic en Añadir para insertarlos. Si es necesario, puede reordenar los documentos insertados arrastrándolos en la lista de documentos PDF.

   Nota: Utilice el menú desplegable Filtrar por para localizar documentos específicos.

4. Junto a los documentos PDF, haga clic en Propiedades. Configure los ajustes del PDF según sea necesario.

   Opción	Descripción
   Nombre del PDF	Introduzca un nombre para el archivo de exportación resultante.
   Combinar archivos PDF	Seleccione esta opción para fusionar los documentos del lote de PDF en un único archivo PDF.
   Incluir el número de documento en los marcadores	Seleccione esta opción para que aparezca el número de documento junto al nombre del documento en el marcador.
   Exportar como PDF/A (conforme a la norma ISO 19005-1)	Exporte el documento o documentos a un formato de archivo estándar.
   Opciones de seguridad de PDF	Active las opciones de seguridad del PDF. Contraseña del propietario: Establezca una contraseña para el propietario del PDF. Vuelva a introducir la contraseña y confírmela. Contraseña de usuario: Añada una contraseña que los usuarios deberán introducir para ver el PDF. La contraseña del usuario no debe coincidir con la del propietario. Habilitar la impresión: Permita a los usuarios imprimir el PDF. Habilitar la modificación de documentos: Permita a los usuarios modificar el PDF. Habilitar la copia de texto y gráficos: Permita a los usuarios copiar texto y/o imágenes del PDF. Habilitar la modificación de notas: Permita a los usuarios modificar las notas del PDF.

   Haga clic en Avanzadas... para personalizar las opciones avanzadas de PDF si es necesario. Haga clic en Aceptar.

5. Si es necesario, junto a los documentos PDF, haga clic en Nuevo para crear otro PDF en el lote. Repita los pasos anteriores para definir y ordenar el contenido del nuevo PDF.
6. Haga clic en Guardar si desea guardar la configuración de PDF por lotes como un nuevo conjunto de exportación. Puede volver a cargar el conjunto de exportación más tarde seleccionándolo en el menú desplegable «Conjunto de exportación».

7. Haga clic en Exportar. En el cuadro de diálogo «Seleccionar directorio», rellene los campos según sea necesario.

   Opción	Descripción
   Elija una ubicación para los documentos PDF	Seleccione dónde desea guardar el PDF. Directorio: Busque una ubicación en su ordenador para guardar el PDF.
   Omitir las anotaciones y los comentarios	Excluya las anotaciones y los comentarios del archivo PDF adjunto al correo electrónico.
   Incluir leyenda de las marcas de verificación	Cree una leyenda para cada tipo de marca de escala en los documentos.

   Haga clic en Aceptar.

Los documentos se exportan como un archivo PDF por lotes.