Etiquetar documentos
Para ayudarle a organizar sus archivos, puede etiquetar los documentos con palabras clave. Las etiquetas son una forma sencilla de agrupar sus documentos. Cuando se etiqueta un documento con una palabra clave, dicha palabra clave pasa a estar disponible como criterio de filtrado. A continuación, puede aplicar un filtro para ver únicamente los documentos que contengan la palabra clave asociada.
Para etiquetar un documento con una nueva palabra clave:
- En el Administrador de documentos, seleccione el documento que desee etiquetar.
- Haga clic con el botón derecho del ratón en el documento y seleccione Etiquetas, o bien, en la cinta de opciones, haga clic en Documento | Etiquetas. Aparecerá el cuadro de diálogo «Etiquetas».
- Haga clic en el campo situado debajo de Nuevo e introduzca la palabra clave para la nueva etiqueta. Puede incluir espacios y caracteres especiales si es necesario; no obstante, se recomienda que la etiqueta sea sencilla para facilitar el filtrado.
- Haga clic en + para añadir la palabra clave.
El documento está etiquetado con la nueva palabra clave. Si es necesario, puede añadir varias palabras clave a un mismo documento en el mismo cuadro de diálogo. Una vez añadida una palabra clave, podrá seleccionarla al etiquetar otros documentos.
Notas:
- En el Gestor de documentos puede ver qué documentos se han etiquetado. Si no ve las etiquetas, haga clic con el botón derecho del ratón en el encabezado de una columna del Administrador de documentos y seleccione Mostrar | Etiquetas. En esta vista, puede añadir fácilmente nuevas etiquetas a los documentos haciendo clic en +.
- También puede añadir etiquetas a los números de mapa y de grupo.
Modificar etiquetas
Puede modificar las etiquetas existentes cambiando la palabra clave, incluso si está asignada a otro documento, o cambiar el color de la etiqueta para distinguirla mejor de las demás.
Para cambiar el nombre de una etiqueta:
- En la cinta, haga clic en Documento | Etiquetas.
- En el cuadro de diálogo «Etiquetas», haga clic con el botón derecho del ratón en la etiqueta cuyo nombre desee cambiar. Haga clic en Cambiar nombre de la etiqueta.
- En el cuadro de diálogo «Renombrar etiqueta», introduzca el nuevo nombre de la etiqueta y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Se cambia el nombre de la etiqueta. La palabra clave se actualiza en todos los documentos etiquetados.
Para cambiar el color de una etiqueta:
- En la cinta, haga clic en Documento | Etiquetas.
- En el cuadro de diálogo «Etiquetas», haga clic con el botón derecho del ratón en la etiqueta a la que desee cambiar el color. Haga clic en Establecer color de etiqueta.
- En el cuadro de diálogo «Color», seleccione un color predefinido o añada su propio color personalizado. Haga clic en Aceptar.
El color de la etiqueta cambia para adaptarse a su selección.
Eliminar etiquetas
Si una etiqueta ya no es aplicable a un documento, puede eliminarla sin que ello afecte a ningún otro documento que utilice la misma etiqueta. Por otra parte, si la etiqueta ya no se utiliza en ningún documento, puede eliminarla por completo.
Para eliminar una etiqueta de un único documento:
- En el Administrador de documentos, busque el documento del que desea eliminar la etiqueta.
- En la columna Etiquetas , haga clic en la x situada junto a la etiqueta que desee eliminar.
La etiqueta se elimina del documento.
Para eliminar una etiqueta:
- En la cinta, haga clic en Documento | Etiquetas.
- En el cuadro de diálogo «Etiquetas», en la sección Sin asignar, haga clic con el botón derecho del ratón en la etiqueta que desee eliminar. Haga clic en Eliminar etiqueta.
La etiqueta se ha eliminado.