Crear vistas de índice de la biblioteca de conocimientos

Las vistas son conjuntos definidos de campos que se pueden utilizar en un índice de la biblioteca de conocimientos para organizar las entradas de la biblioteca. Las vistas son totalmente personalizables y pueden contener tantos campos como sea necesario. Al crear una vista, puede especificar el orden de los campos y filtrar la información para que los resultados que se muestran en la vista sean más específicos.

Para crear una vista de la biblioteca de conocimientos:

1. En la cinta de opciones, haga clic en Archivo | Biblioteca de conocimientos | Índice de la biblioteca de conocimientos. Seleccione el KLI correspondiente y haga clic en Aceptar.
2. En el índice de la biblioteca de conocimientos, haga clic en Editar | Definir vistas.
3. Haga clic en «Añadir vista».
4. En el cuadro de diálogo «Nueva definición de vista», haga clic en la pestaña «General» e introduzca un nombre de vista (nombre de la base de datos) y un nombre para mostrar (nombre que aparecerá en la lista desplegable).
5. Haga clic en la pestaña «Mostrar propiedades ». La lista situada a la derecha del cuadro de diálogo muestra las columnas predeterminadas del índice de la biblioteca de conocimientos. Utilice los botones de flecha izquierda y derecha para añadir y eliminar columnas en su vista.
6. Si es necesario, reordene las columnas seleccionando una columna y utilizando los botones de flecha arriba y abajo.

7. Rellene las demás pestañas según sea necesario.

   Pestaña	Descripción
   Agrupar por	Configure las propiedades de agrupación de la vista.
   Ordenar	Configure las propiedades de ordenación de la vista.
   Filtro	Limite los registros que se muestran en la vista a las propiedades especificadas. Haga doble clic en cualquier propiedad de la lista para copiarla en el cuadro de definición del filtro y, a continuación, defina la condición del filtro según sea necesario. Ejemplos: Country="Canadá" muestra únicamente los registros en los que el valor del campo «país» es «Canadá». versionno="1.0" & language=<>"French" muestra únicamente los registros cuyo número de versión sea 1.0 y cuya propiedad de idioma no sea «French».
   Otros ajustes	Configure el tipo de letra y las líneas de cuadrícula de las columnas y filas de la vista.

   Haga clic en Aceptar.

8. La nueva vista se muestra en el cuadro de diálogo «Definir vistas». Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo.

Se ha creado la vista. En el índice de la biblioteca de conocimientos, haga clic en el menú desplegable «Vistas» y seleccione la vista que desee activar.

Crear grupos de índices en la biblioteca de conocimientos

Si crea varias vistas en un índice de la biblioteca de conocimientos, puede que sea necesario crear grupos para organizarlas. Los grupos son conjuntos de vistas que puede asignar a usuarios concretos en función de sus necesidades. Por ejemplo, un grupo podría contener todas las vistas necesarias para un creador de plantillas, y otro podría contener un conjunto limitado de vistas para los usuarios finales que trabajan en el archivo del cliente. Cada vista puede pertenecer a varios grupos.

Para crear un grupo de índices de la biblioteca de conocimientos:

1. En la cinta de opciones, haga clic en Archivo | Biblioteca de conocimientos | Índice de la biblioteca de conocimientos. Seleccione el KLI correspondiente y haga clic en Aceptar.
2. En el índice de la biblioteca de conocimientos, haga clic en Editar | Definir vistas.
3. Haga clic en «Añadir grupo».
4. En el cuadro de diálogo «Grupo de vistas», introduzca un nombre de grupo (nombre de la base de datos) y un nombre para mostrar (nombre que aparecerá en la lista desplegable).
5. En la lista «Vistas disponibles», seleccione las vistas que desee incluir en el grupo. Haga clic en la flecha de la derecha para trasladarlas a la lista «Vistas de este grupo». Del mismo modo, puede eliminar vistas del grupo seleccionándolas en la lista «Vistas de este grupo» y haciendo clic en la flecha hacia la izquierda. Haga clic en Aceptar.
6. El nuevo grupo aparece en el cuadro de diálogo «Definir vistas». Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo.

Se ha creado el grupo. En el cuadro de diálogo «Definir vistas», puede arrastrar y soltar vistas para asignarlas o desasignarlas de un grupo. Para asignar una vista a más de un grupo, mantenga pulsada la tecla Ctrl del teclado mientras la arrastra y la suelta en los grupos siguientes.