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Anotar documentos

Puede añadir anotaciones a los documentos mientras trabaja en el modo de diseño. Si se activa esta opción, los usuarios podrán añadir anotaciones en el modo Formulario siempre que aparezca un marcador de posición ().

Al imprimir un documento, las anotaciones se imprimen al final del mismo, numeradas secuencialmente. Las anotaciones asociadas a cualquier párrafo omitido se excluyen automáticamente de la secuencia de numeración. En el caso de los archivos maestros con documentos secundarios, la anotación se imprime al final del documento maestro y se numera automáticamente de forma secuencial.

Para añadir anotaciones a un documento en el modo de diseño:

  1. Asegúrese de que está trabajando en modo de diseño.
  2. Coloque el cursor sobre el párrafo o la celda que desee anotar.

  3. En la cinta, haga clic en Inicio. En el grupo «Anotaciones», haga clic en el tipo de anotación que desee añadir.

    Opción Descripción
    Nota

    Introduzca una nota para explicar la anotación.
    Marca de verificación Seleccione la marca de verificación adecuada para la anotación.
    Referencia / Manual de referencia Seleccione los documentos del archivo a los que desea hacer referencia, o introduzca una referencia manualmente.

La anotación se añade al documento.

Notas:

  • Haga clic con el botón derecho del ratón en una anotación para editarla, copiarla o eliminarla.
  • Las anotaciones copiadas conservan los mismos números de nota al pegarlas. Si edita una instancia de una anotación que se ha copiado, aparecerá un mensaje para que modifique todas las anotaciones relacionadas. Si no modifica todas las anotaciones, a la anotación editada se le asignará automáticamente un nuevo número de nota.

Para añadir anotaciones a un documento en el modo Formulario:

  1. Asegúrese de que está trabajando en el modo Formulario.
  2. Haga clic con el botón derecho del ratón en el punto de anclaje () donde desee añadir una anotación. Haga clic en «Anotar».

  3. En el cuadro de diálogo «Anotación», haga clic en la pestaña correspondiente al tipo de anotación que desee añadir.

    Opción Descripción
    Referencias Haga clic en el menú desplegable «Nueva referencia» o «Nueva referencia manual» y seleccione los documentos del archivo a los que desea hacer referencia, o introduzca la referencia manual.
    Notas

    Haga clic en el menú desplegable «Nueva nota» e introduzca una nota para explicar la anotación.
    Marcas de verificación Haga clic en el menú desplegable «Nueva marca de verificación» y seleccione la marca de verificación adecuada para la anotación.

    Haga clic en Aceptar.

La anotación se añade en lugar del enlace.

Habilitar las anotaciones en el modo Formulario

De forma predeterminada, solo puede añadir anotaciones (como notas, marcas de verificación y referencias) a los documentos mientras trabaja en el modo de diseño. No obstante, los diseñadores de documentos pueden habilitar las anotaciones en el modo de formulario para los usuarios, si fuera necesario.

Para habilitar las anotaciones en el modo Formulario:

  1. En el documento en el que desee habilitar las anotaciones, asegúrese de que está trabajando en el modo de diseño.
  2. En la cinta, haga clic en Inicio | Anotación.
  3. En el cuadro de diálogo «Anotación», haga clic en la pestaña «General ».
  4. En el grupo «Permisos», seleccione «Dibujar ancla en modo formulario». Haga clic en Aceptar.

Ahora los puntos de referencia de las anotaciones se muestran en el modo Formulario.