Comprobación de actualizaciones dentro de un programa de trabajo o una lista de verificación

Como alternativa a la actualización automática de los procedimientos en los archivos de compromiso, puede utilizar la función «Buscar actualizaciones» para actualizar los procedimientos en su programa de trabajo y en los documentos de la lista de verificación. En función de la configuración establecida por su empresa, al realizar una «Comprobación de actualizaciones», los procedimientos se actualizarán automáticamente o deberá actualizarlos manualmente. En cualquier caso, una vez actualizados los procedimientos, deberá desactivar la opción «Buscar actualizaciones» para poder seguir utilizando el documento en su compromiso.

Para comprobar si hay actualizaciones de los procedimientos de actualización en un programa de trabajo o una lista de verificación:

1. Abra el programa de trabajo o la lista de verificación.

2. En el menú Documento, seleccione Buscar actualizaciones.

3. Los procedimientos que su empresa haya establecido como «obligatorios» se actualizarán y se añadirán siempre a su documento de forma automática durante este proceso. El resto de procedimientos se actualizan en función de las preferencias que haya seleccionado su empresa. A lo largo del proceso de actualización aparecerán mensajes en los que se le informará de las opciones disponibles.

4. Un mensaje que aparece en la parte superior del cuadro de diálogo le informa de que puede haber nuevos procedimientos en la biblioteca. También se puede acceder a esta opción desde el menú Procedimientos | Insertar procedimientos desde la biblioteca de contenidos.

5. Revise periódicamente el contenido de la biblioteca para asegurarse de que se tengan en cuenta todos los procedimientos opcionales. Una vez que haya revisado el contenido de la biblioteca y haya seleccionado los procedimientos que desee añadir a su programa de trabajo, haga clic en Aceptar.

6. El programa de trabajo o la lista de verificación comienza con el estado de cada procedimiento. Se muestran los detalles con el número de versión de cada procedimiento y su estado: «Actualizado» o «Desactualizado».

7. Si los procedimientos están actualizados, no es necesario realizar ninguna otra gestión. Vuelva al menú superior, seleccione Documento y desmarque la opción Buscar actualizaciones.

8. Si el procedimiento está actualizado pero se ha personalizado, se añade un asterisco al estado para que aparezca como «Actualizado *». Haga clic en . Compare el contenido de su programa actual con la versión actualizada. Para actualizar el contenido y eliminar las personalizaciones, haga clic en junto al procedimiento que desee actualizar

9. Si el procedimiento indica que está desactualizado, haga clic en . Compare el contenido de su programa actual con la versión actualizada. Para actualizar el contenido, haga clic en junto al procedimiento que desee actualizar.

10. Una vez que se haya eliminado el procedimiento de la biblioteca de contenidos maestra, es posible que desee eliminar dicho procedimiento de su archivo de cliente. Para eliminar el procedimiento, haga clic en .

11. Una vez finalizado el proceso de revisión, se puede visualizar un documento resumen en el que se indican todos los cambios introducidos en los procedimientos.

12. Una vez revisados todos los procedimientos, vuelva al menú principal, seleccione Documento y desactive la opción Buscar actualizaciones.