Especificación de los requisitos previos y las dependencias de los documentos

Como autor de la firma, puede especificar los requisitos previos para un programa de trabajo, una lista de verificación u otro documento. Los requisitos previos son otros documentos que deben completarse antes de trabajar en este documento.

Para especificar los requisitos previos del documento:

1. En el Administrador de documentos, abra el documento para el que desee especificar los requisitos previos.

2. En el menú Documento , seleccione Configurar requisitos previos y dependencias.

   

3. En el panel «Requisitos previos de los documentos», despliegue las carpetas para localizar los documentos que deben ser requisitos previos.

4. Para cada documento de requisitos previos, seleccione Cumplido por si es necesario cumplimentar dicho documento. Seleccione Revisado por si es necesario cumplimentar y revisar el documento.

5. En el panel «Acción», marque la casilla Mostrar mensaje de alerta si desea que se muestre un mensaje de alerta personalizado, además del mensaje de advertencia predeterminado que aparece cuando no se cumple un requisito previo del documento. Escriba el texto del mensaje de alerta personalizado en el campo de texto correspondiente.

6. Marque la casilla Bloquear documento si desea que el equipo encargado del compromiso introduzca una contraseña para acceder a un documento antes de que se hayan cumplido sus requisitos previos. En el campo de texto Contraseña , introduzca la contraseña que deberá introducir el usuario. En el campo Confirmar , vuelva a escribir esta contraseña.

7. Seleccione Ignorar documentos que falten si desea que se ignoren los documentos previos que falten en caso de que no se encuentren. Seleccione Notificar al usuario para mostrar un mensaje en el que se le informe de que falta un documento previo.

8. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo y configurar los requisitos previos del documento.

Para especificar las dependencias de los documentos:

1. Seleccione la pestaña Dependencias
2. Asegúrese de que la casilla «Seleccionar una función para evitar que se elimine la firma» esté marcada.
3. Seleccione una función en el menú desplegable. Cuando se apruebe esta función en este documento, se aprobarán también los documentos dependientes seleccionados a continuación, y dichas aprobaciones no podrán eliminarse.
4. Seleccione los documentos cuya eliminación no se permitirá cuando se apruebe el documento actual.
5. Para eliminar las dependencias, vuelva a abrir el cuadro de diálogo y modifique sus selecciones.