Cómo especificar las actualizaciones de documentos para los expedientes de los clientes

En su calidad de autor oficial, seleccione las «Propiedades del documento» de cada documento en el Administrador de documentos de Working Papers para indicar cuándo se ha modificado o sustituido un documento de CaseView o un documento externo (por ejemplo, de Word o Excel), y cuándo se ha actualizado el contenido de un programa de trabajo o una lista de verificación.

Si únicamente va a añadir o eliminar un documento, utilice el cuadro de diálogo «Versiones de la plantilla de Working Papers» para indicar que la estructura del documento ha cambiado. Si desea que los documentos se procesen automáticamente durante una actualización sin que aparezcan en el cuadro de diálogo Actualizar , puede hacerlo añadiendo una etiqueta obligatoria. Los documentos marcados como obligatorios no se eliminarán al realizar un AOCR ni mediante la función Perfil. El proceso de actualización de los ficheros de cliente utiliza estas propiedades para realizar actualizaciones en dichos ficheros.

Para indicar que un documento ha sido modificado:

1. En el Administrador de documentos, haga clic con el botón derecho del ratón sobre el documento que se haya modificado o sustituido y seleccione Propiedades.
2. En el cuadro de diálogo «Propiedades del documento», haga clic en la pestaña Plantilla.
3. En el campo «Versión del documento», introduzca la nueva versión (más alta) del documento.
4. Haga clic en Aceptar.

Para indicar que se ha añadido o eliminado un documento:

1. Asegúrese de que aún no haya añadido ni eliminado ningún documento; de lo contrario, aparecerán como N/A en el cuadro de diálogo «Documentos» del proceso de actualización.
2. En la cinta de opciones, haga clic en Herramientas | Versiones de la plantilla.
3. En el cuadro de diálogo «Versiones de la plantilla», haga clic en la pestaña General.
4. En el campo «Estructura del documento», introduzca la nueva versión (incrementada) de la estructura del documento.
5. Haga clic en Aceptar.
6. Proceda a añadir o eliminar los documentos del Administrador de documentos según sea necesario.

Para indicar que el contenido de un programa de trabajo o de una lista de verificación se ha actualizado:

1. En el Administrador de documentos, haga clic con el botón derecho del ratón sobre el documento que se haya modificado o sustituido y seleccione Propiedades.
2. En el cuadro de diálogo «Propiedades del documento», haga clic en la pestaña Plantilla.
3. En el campo «Versión del contenido», introduzca la nueva versión (incrementada) del contenido.
4. Haga clic en Aceptar.

Para indicar los documentos que deben marcarse como obligatorios:

1. En el Administrador de documentos, seleccione los documentos correspondientes que desee marcar como obligatorios.
2. En la cinta de opciones, haga clic en Inicio | Etiquetas.
3. En el grupo «Sin asignar», seleccione el signo + situado junto a la etiqueta «CWI_REQ_DOC» para asignarla a los documentos seleccionados.

Para los números de versión se utiliza la siguiente convención:

• El primer dígito de la versión está reservado para los cambios realizados por Caseware.
• El segundo dígito de la versión está reservado para los cambios introducidos por los distribuidores.
• El tercer dígito de la versión está reservado para asociaciones de empresas.
• El cuarto dígito de la versión está reservado para los cambios introducidos por las empresas.

Como autor de la firma, en la práctica, solo tendrá que modificar este tercer y cuarto dígito. Por ejemplo, si la versión actual es la 2.1.3, la siguiente versión que se utilizaría sería la 2.1.4.