Effektiv implementering af ny it kræver en eller flere superbrugere. Hos Rønne Revision har revisor Paw Skovmose bolden i udrulningen af Caseware Cloud. Her deler han sine erfaringer.

’Hvordan’ er mere interessant end ’hvorfor’ hos Rønne Revision på Bornholm. Men lad os lige starte med hvorfor?

“Vores gamle system havde beskedne digitaliseringsmuligheder, og vi manglede en rød tråd gennem systemet. Jeg startede 14. august i Rønne Revision, og 10 dage senere ’pitchede’ jeg Caseware for partnerne. De havde også en præsentation af en anden løsning.  Valget faldt primært på Caseware, fordi vi får revisionsdelen og regnskabsbyggeren i én og samme løsning. Og vi har valgt Casewares Cloud-løsning, så flere nemt kan arbejde og synkronisere samtidig på samme kunde,” siger Paw Skovmose.

Han er revisor hos Rønne Revision, der har cirka 30 medarbejdere, som primært arbejder med lokale SMV-kunder i regnskabsklasse A og B. Rollen som superbruger stod ikke i jobbeskrivelsen, da Paw Skovmose startede i revisionsvirksomheden, men qua hans tidligere erfaringer med Caseware – og generelle interesse for digitalisering – var han selvskrevet til opgaven.

“Jeg har tidligere været i et revisionsfirma, som blev opkøbt af Beierholm og fik udrullet deres version af Caseware. I den proces var jeg tovholder og fik et stort indblik i Caseware og implementeringen heraf. Hos min seneste arbejdsgiver anvendte jeg også Caseware og kom til, da de befandt sig i implementeringsfasen af systemet,” siger Paw Skovmose og fortsætter:

“Caseware er en del af Rønne Revisions digitaliseringsproces. Lige nu ser jeg ud over et kontorlandskab med blå mapper over det hele. Der er ikke sat mål for effektiviseringsgevinsten, men jeg ved jo af erfaring, at Caseware er et rigtig godt program, og at man kan lave utrolig mange standardiserede ting, som gør, at vi over tid sparer tid på hver enkelt kunde. 

Paw Skovmose, revisor hos Rønne Revision

“Som andre revisionsvirksomheder har vi svært ved at tiltrække nye medarbejdere, samtidig med at kravene øges, så vi bruger flere ressourcer på

Casewares motorvej

Netop standardiseringen og dermed optimeringen af arbejdsprocesser ligger Paw Skovmose på sinde som superbruger.

“Caseware giver os en motorvej, og så er det i vid udstrækning min opgave som superbruger at få alle til at køre på den – og modvirke etableringen af for mange lokale veje,” siger Paw Skovmose om de tilpasninger, der kan være fristende med udgangspunkt i indgroede arbejdsprocesser.

Apropos standardisering bruger han tid på at bygge modeller i Caseware på tværs af alle kunder, så kollegerne sparer tid ved ikke at skulle gøre det på den enkelte kunde.

“En succesfuld implementering afhænger i høj grad af grundigt forarbejde. Og at være indstillet på, at det kræver benarbejde! 

Paw Skovmose, revisor hos Rønne Revision

“I øjeblikket bruger vi for eksempel tid på at ensrette vores arkiver, så vi er enige om, hvad vi skriver de enkelte steder i en revisionsinstruks, i et planlægningsnotat etc. Skal vi køre med Casewares default-forslag eller lave vores egne formuleringer – og hvad skal de i så fald være?” siger Paw Skovmose.

Overgangsperiode med to systemer

Som superbruger er han tilfreds – men ikke super tilfreds – med fremdriften i projektet.

“Der gik længere tid, end jeg havde regnet med, inden vi fik løsningen leveret af Caseware, og så har vi efterfølgende selv haft travlt med kvalitetskontrol og andet,” siger Paw Skovmose og fortsætter:

“Lige nu overvejer jeg, hvornår det er bedst at afholde det interne kursus, som jeg står for. Det er ved at være et stykke tid siden, at Caseware holdt sit kursus for os, og som med alt andet glemmer folk meget, hvis ikke de begynder at arbejde kontinuerligt med løsningen bagefter. Det optimale er, at brugerne efter kurset får sat mål for, hvornår et bestemt antal kunder skal være processeret i det nye system, men det når vi ikke. Regnskabssæsonen starter snart, og vi når ikke at være fuldt i luften med Caseware, så der bliver en overgangsperiode, hvor vi arbejder i både Caseware og den gamle løsning.”

Rønne Revision har Caseware-produkterne:

CW*Basis SmartSync

CW*Revision

CW*Regnskab

Kvalitetsmanual

Derudover anvender Rønne Revision Caseware Cloud til opbevaring af filer i ‘skyen’, så flere kan tilgå samme kundefiler samtidig.

For Lægård Revision skal et kvalitetsstyringssystem være out-of-the-box og fungere både på kontoret, hjemme og på farten. Derfor faldt valget på hybridløsningen fra Caseware, som indehaver, Kurt Lægård, betragter som branchestandard.

Lægård Revision: Fokus på udvikling! Få en vækstorienteret revisor, der kombinerer de velkendte revisordiscipliner med specialistviden om virksomheders udvikling og den nyeste teknologi.

Statementet møder dig som det første på Lægård Revisions hjemmeside, og det stemmer overens med virkeligheden hos revisionsvirksomheden, som blev startet af statsautoriseret revisor, Kurt Lægård, for 28 år siden, og som i dag har 19 medarbejdere på hovedkontoret på Østerbro i København og kontoret på Stevns.

“Vi har kunder i alle størrelser og brancher. Gennem årene har vi hjulpet en del iværksættere, som er blevet til vækstvirksomheder. Det er spændende at være med på deres rejse, for de er progressive og vil tale bæredygtig rapportering, ligesom de forestiller sig, at transaktioner af bogføringen af årsregnskaber kan køre igennem ligesom beløb i MobilePay. Det er jo sin sag at leve op til i en tid, hvor alt skal kontrolleres,” siger Kurt Lægård.

Caseware er blevet branchestandard

Således har kunderne en forventning om, at Lægård Revision anvender ny teknologi, og det er da også noget, som revisionsvirksomheden har fokus på. Diverse it-løsninger har løbende helt eller delvist forladt desktops og lokale servere til fordel for nye cloud- og hybridløsninger. Senest er turen kommet til kvalitetsstyringssystemet, hvor Lægård har valgt Casewares hybridløsning. 

“Caseware har udviklet sig til at være branchestandard. Vi har ventet på en løsning med kritisk masse, så den er fremtidssikker. Og vi ville have en løsning med cloud, så vi ikke skal bekymre os om drift, integrationer, systemopdateringer og opdateringer i forbindelse med ny lovgivning. Det har Caseware styr på, så vi kan fokusere på vores kunder og vores arbejde,” siger Kurt Lægård og tilføjer, at timingen også var god, fordi Lægård Revision har en række nye kunder, som alligevel skulle oprettes, hvilket er betydeligt hurtigere at gøre i Casewares løsning.

Fleksibilitet og stabilitet

Han ser også en værdi i Casewares løsning med hensyn til rekruttering og fastholdelse af medarbejdere.
“Det er et plus, at vi kan tilbyde folk at arbejde med en velkendt løsning, og det gør onboardingen hurtigere. Samtidig giver cloud-løsningen den fleksibilitet, som især vores yngre medarbejdere ser som naturlig i dag. Muligheden for at arbejde, hvor og hvornår man vil og være flere om en kunde samtidig,” siger Kurt Lægård og fortsætter:

“I den sammenhæng er det også vigtigt for os, at Casewares hybridløsning er driftsikker og hurtig. Det nytter jo ikke, at en medarbejder har planlagt tre timers hjemmearbejde en aften, og så er løsningen nede. Det er ligeledes vores erfaring, at det generelt er hurtigt at hente de data, man skal arbejde med, og at det ikke kræver en kraftig internetforbindelse, hvilket man jo for eksempel ikke kan regne med, når man arbejder hos kunderne.”

Kurt Lægård, indehaver af Lægård Revision

Anvender hybridløsningens kundeliste

Apropos kunder har Lægård Revision glæde af den kundeliste, som er en del af Casewares hybridløsning, og som samler alle filer, informationer og historik på en kunde ét sted. Men da Lægård Revision stadig er i gang med at indfase løsningen, er der også funktioner, som medarbejderne endnu ikke anvender. Det gælder eksempelvis muligheden for sikker og struktureret onlinekommunikation med kunderne.

“Kunderne skal vænne sig til, at det ikke er al kommunikation, som foregår via email, men det vil sikre, at vi får det hele med. Som bekendt kan det være et stort arbejde at sørge for, at alt er tilgængeligt, når man skal bruge det,” siger Kurt Lægård.

Lægård Revisions hybridløsning

Lægård Revisions hybridløsning

• CW*Regnskab
• CW*Revision
• CW*Basic SmartSync
• Kvalitetsmanual
• Indsendelsesservice

Erhvervsstyrelsens årlige kvalitetskontrol er i gang, og det er den første efter implementeringen af de nye kvalitetsstyringsstandarder ISQM 1 og 2. Det betyder, at der er sket en ændring i, hvordan revisionsvirksomhederne skal forberede sig inden kontrolbesøget. Læs hvordan Casewares løsninger kan hjælpe dig med at blive klar til dette års kontrolbesøg.

Vi kaster et blik ud ad vinduet og konstaterer, at efteråret er kommet, hvilket også betyder, at Erhvervsstyrelsens årlige kvalitetskontrol er i fuld gang. Formålet med kvalitetskontrollen er at vurdere revisionsvirksomhedernes interne organisation, herunder deres kvalitetsstyringssystemer, samt at undersøge, hvordan disse systemer anvendes i forbindelse med udvalgte revisionsopgaver.

En kvalitetskontrol omfatter en gennemgang af:

• Overvågning og evaluering af kvalitetsstyringssystem og erklæringsopgaver
• Intern organisering, herunder kvalitetsstyringssystem
• Erklæringsopgaver
• Efteruddannelse
  

Gennemgangen gennemføres i revisionsvirksomheder, som ikke reviderer PIE-virksomheder, af særligt udvalgte kvalitetskontrollanter, som er praktiserende revisorer, ved anvendelse af en række kontrolskemaer udgivet af Erhvervsstyrelsen.

Nye arbejdsprogrammer

Det mest spændende ved denne sæsons kvalitetskontrol er, at det er den første efter implementeringen af de nye kvalitetsstyringsstandarder ISQM 1 og 2. Derfor har Erhvervsstyrelsen også ændret tilgangen, når det kommer til kontrol af revisionsvirksomhedernes kvalitetsstyringssystemer samt politikker og procedurer til overvågning, evaluering og forbedring. Som noget helt nyt skal revisionsvirksomhederne forberede sig ved at besvare to helt nye arbejdsprogrammer (kendt som bilag 2A og bilag 2B) inden kontrolbesøget. Dette skridt er designet til at sikre, at revisionsvirksomhederne selv vurderer, om de opfylder kravene i ISQM 1, og om der er områder, der kræver yderligere forbedring af kvalitetsstyringen i virksomheden.

Bliv klædt godt på med CW*Kvalitetsmanual

Casewares produkt, CW*Kvalitetsmanual, er skabt med det formål at hjælpe revisionsvirksomhederne med at dokumentere deres kvalitetsstyringssystemer, inklusive de procedurer og kontroller, de har implementeret for at sikre overholdelse af ISQM 1. Produktet er skræddersyet til at opfylde kravene i ISQM 1 og mere, og det er struktureret på en måde, der guider revisionsvirksomhederne gennem de relevante overvejelser, når de designer deres egne procedurer og kontroller.

For at lette processen har Caseware allerede udfyldt de nye arbejdsprogrammer (bilag 2A og 2B) med henvisninger til dokumenter og afsnit i standardversionen, hvor alle detaljer er omhyggeligt dokumenteret. Dette gør det nemt for vores kunder, der har investeret i CW*Kvalitetsmanual, at arbejde med disse forud udfyldte arbejdsprogrammer og forberede sig til efterårets kvalitetskontrol.

Caseware holder dig opdateret

I forbindelse med frigivelsen af årets kontrolskemaer fra Erhvervsstyrelsen arbejder vi også intensivt på at vurdere, om der er behov for præciseringer eller tilføjelser til Casewares produkter baseret på Erhvervsstyrelsens fortolkninger af de internationale revisionsstandarder. Vi sørger for at holde vores kunder opdateret og informeret om eventuelle ændringer, der foretages i vores produkter i den forbindelse.

Til sidst, husk at tjekke vores releasenote fra 9. oktober, hvor vi delte information om de forud udfyldte arbejdsprogrammer i forbindelse med deres frigivelse.

Vi ønsker jer alle en spændende rejse gennem kvalitetskontrollen i dette efterår!

Den nye nationale risikovurdering indeholder en række ændringer, som er særligt relevante at iagttage, herunder i forbindelse med opdateringen af revisionsvirksomhedens egen risikovurdering. Med opdateringen bringes kvalitetsmanualen i Caseware således ajour i forhold til senest offentliggjorte myndighedsvurderinger og rapporter indtil primo april måned 2023.

I januar måned 2023 blev ”Den nationale risikovurdering af Hvidvask” offentliggjort af Hvidvasksekretariatet, som den tredje i rækken af nationale risikovurderinger.

Revisionsvirksomheder skal, i henhold til hvidvasklovens § 7, stk. 1, foretage en risikovurdering af sin iboende risiko for hvidvask og finansiering af terrorisme. Med ”iboende risiko” menes i denne forbindelse den risiko, der er for, at revisionsvirksomheden kan blive misbrugt til hvidvask eller terrorfinansiering.

Risikovurderingen skal bygge på relevante dokumenter, herunder for eksempel den supranationale og den nationale risikovurdering, erfaringer opnået via medier og samarbejde med myndigheder med videre og ikke mindst virksomhedens egne erfaringer fra kundeovervågning etc. Risikovurderingen skal løbende holdes opdateret. Som udgangspunkt skal risikovurderingen opdateres mindst en gang om året og bør som minimum opdateres i forbindelse med væsentlige ændringer i forretningsmodellen og/eller risikoforholdene, og når der foreligger nye nationale eller supranationale risikovurderinger med nye vurderinger, eksempelvis den nye nationale risikovurdering fra Hvidvasksekretariatet, som udkom i januar.

Den nye nationale risikovurdering indeholder en række ændringer, som er særligt relevante at iagttage, herunder i forbindelse med opdateringen af revisionsvirksomhedens egen risikovurdering, jævnfør ovenfor, hvoriblandt følgende kan nævnes.

Hvor den tidlige nationale risikovurdering (SØIK) kategoriserede risici som værende lav, middel og høj risiko, benytter den nye nationale risikovurdering (Hvidvasksekretariatet) kategoriseringen:

• Begrænset
• Moderat
• Betydelig eller
• Høj
  

Endvidere indeholder den nye nationale risikovurdering flere eksplicitte vurderinger af konkrete brancher, hvor blandt andet kunsthandlere og ejendomsmæglere nu indgår med en særskilt risikovurdering.  Formålet med at vurdere risici på brancheni­veau er blandt andet at belyse, hvor hvidvaskrisici er størst blandt de underretningspligtige. Endvidere kan revisionsvirksomheden herved læse om risikoen ved revisionsbranchen eller ved andre brancher, som revisionsvirksomheden samarbejder med eller har som kunder.

I den tidligere nationale risikovurdering fremgik det, at risikoen for hvidvask via rådgivere, herunder revisionsvirksomheder og revisorer, var ”middel”. Af den nye nationale risikovurdering fremgår det, at: Den samlede risikovurdering af revisorer og revisionsbranchen vurderes således at være uændret.

”Hvidvasksekretariatet vurderer, at risikoen for hvidvask, hvor godkendte såvel som ikke-godkendte revisorer indgår, er moderat.”

Den nationale risikovurdering af Hvidvask, Hvidvasksekretariatet, januar 2023

Opdatering af kvalitetsmanualen i Caseware

Kvalitetsmanualens paradigme til risikovurderingen efter hvidvasklovens § 7, stk. 1, i Caseware, er opdateret i overensstemmelse med dels den opdaterede udgave af den EU-supranationale risikovurdering (oktober 2022) samt den nye nationale risikovurdering fra Hvidvasksekretariatet (januar 2023). Endvidere indeholder opdateringen Finanstilsynets vejledning om risikovurdering af foreninger (september 2022) samt Hvidvasksekretariatets offentliggjorte rapport om ”Handelsbaseret hvidvask” (december 2022).

Med opdateringen bringes kvalitetsmanualen i Caseware således ajour i forhold til senest offentliggjorte myndighedsvurderinger og rapporter indtil primo april måned 2023.

Der kommer i forlængelse heraf til at ske en opdatering af kvalitetsmanualens indeks om revisionsvirksomhedens politikker, forretningsgange og kontroller på området for hvidvask, således at dette indeks ligeledes indeholder korrekte og opdaterede referencer. Der er ved samme lejlighed foretaget øvrige relevante tilpasninger i tilknytning hertil, baseret på senest kendte regelfortolkning og styrelsens praksis herfor.

Afslutningsvist bliver der foretaget konsekvenstilpasninger af ark til brug for gennemførelse af kundekendskabsprocedurer i henhold til hvidvaskloven.

Opdateringen af Kvalitetsmanualen forventes snarligt frigivet. I modtager en særskilt mail om frigivelse af opdateringen.