Le logiciel aide les auditeurs à progresser rapidement sur la piste d’audit

La piste d’audit est bien connue des comptables et des auditeurs. Ce compte rendu détaillé d’activités particulières peut porter sur les opérations financières, les événements, les processus de développement ou les écritures comptables. Bien que les pistes d’audit puissent comprendre différents types de données, leur objectif est toujours le même : fournir de l’information sur des actions ou des événements particuliers dans l’ordre chronologique.

Pourquoi créer ce compte rendu détaillé ? Une piste d’audit accroît la transparence et rend les audits internes et externes plus efficaces. L’organisation chronologique permet aux auditeurs de suivre facilement le résultat et les activités et de vérifier l’information, comme la source des résultats ou les raisons d’une charge.

Les pistes d’audit peuvent également offrir de l’information qui permet de prouver le respect de l’assurance qualité ou d’aider à cet égard.

Concernant la comptabilité, les pistes d’audit suivent différentes normes selon qu’elles sont destinées à une société fermée ou à une entité publique. Le Financial Accounting Standards Board (FASB) des États-Unis emploie des normes reconnues et des principes comptables généralement reconnus (PCGR), tandis que le Government Accounting Standards Board (GASB) des États-Unis a un ensemble de règles plus rigoureuses visant à améliorer la transparence. Les renseignements d’une piste d’audit peuvent varier selon que les normes GASB ou FASB s’appliquent.

Les pistes d’audit sont utiles pour améliorer l’efficacité et la transparence, en garantissant la conformité et en dissuadant la fraude. Elles peuvent toutefois augmenter les coûts de la comptabilité et de la tenue des comptes de l’entreprise, et elles exigent une l’amélioration de la cybersécurité pour protéger l’information sensible.

Peut-être encore plus important, le logiciel a un effet spectaculaire sur la manière dont les pistes d’audit sont réalisées. Alors que les objectifs fondamentaux et les caractéristiques d’une piste d’audit demeurent largement les mêmes que dans le passé, la manière dont les auditeurs les conduisent et les outils qu’ils utilisent à cette fin évoluent et permettent de gagner du temps et d’améliorer l’exactitude.

Examinons ces changements en regardant les pistes d’audit, la façon dont elles sont utilisées et la manière d’éviter les inconvénients tout en profitant des avantages de cette tenue de compte améliorée.

Quel est l’objectif des pistes d’audit ?

Les pistes d’audit offrent une collection complète de renseignements que les auditeurs peuvent utiliser pour trouver la source d’erreurs ou d’irrégularités financières. Étant donné que les données sont chronologiques, les problèmes peuvent faire l’objet d’un suivi de leur découverte en remontant à leur origine. Un système solide de pistes d’audit permet également de consigner les renseignements sur l’utilisateur, il est donc possible de voir la source d’une erreur, ce qui peut être utile pour corriger les erreurs ou repérer les cas de fraude interne ou de fausse déclaration intentionnelle.

Les sociétés faisant appel public à l’épargne et de nombreux organismes sans but lucratif doivent avoir une piste d’audit établie afin que les auditeurs tiers puissent inspecter leurs documents. Les sociétés ouvertes doivent faire l’objet d’audits annuels pour respecter les règles de la Securities and Exchange Commission des États-Unis (SEC), alors que les organismes sans but lucratif doivent prouver leur statut d’exonération fiscale dans de nombreux pays. Les données d’une piste d’audit peuvent aider à rationaliser ces examens externes.

L’exemple le plus courant d’une piste d’audit interne est le suivi de l’activité financière. Un auditeur interne peut trouver des opérations particulières, la personne qui les a autorisées et la destination des paiements. Il peut comparer les chiffres de la piste d’audit avec les rapports financiers précédents pour voir s’il existe des irrégularités.

Un autre exemple de piste d’audit est le logiciel de l’entreprise. Si votre entreprise déploie un système de gestion de la relation client (GRC), la piste d’audit peut montrer qui a accès au système, quand cette personne a obtenu l’accès et les changements apportés aux paramètres. Elle peut également comprendre des renseignements sur la personne qui a accédé aux renseignements privilégiés dans le système. Cette fonction peut se révéler inestimable pour faire le suivi du rendement administratif et également pour trouver des preuves des atteintes à la sécurité et pour attribuer la responsabilité de ces écarts.

Différents types de pistes d’audit

Les pistes d’audit suivent la même formule de consignation des utilisateurs, des actions et du temps et d’organisation chronologique des données. Il existe toutefois différents types d’utilisation des pistes d’audit. Les entreprises peuvent utiliser les données à l’interne ou les transmettre à des tiers comme des auditeurs externes ou l’IRS.

Voici comment les pistes d’audit sont utilisées dans différentes situations.

Audits internes

Les audits internes sont une évaluation indépendante des pratiques d’une organisation. Les auditeurs internes peuvent examiner les systèmes comptables d’une entreprise, leurs contrôles des processus, la prise de décision, l’utilisation de la technologie, les politiques sur les données ou d’autres domaines.

Indépendamment de l’objet d’un audit interne, l’objectif est toujours le même : donner des renseignements pour améliorer le rendement de l’organisation et éliminer les problèmes et les erreurs. Les auditeurs peuvent aussi examiner les problèmes de conformité pour s’assurer que l’entreprise est prête pour un audit externe.

Les auditeurs n’agissent pas sur les constatations de leur audit. Ils envoient plutôt un rapport et des preuves à l’appui aux décideurs compétents qui sont en fin de compte responsables des améliorations.

Audits externes

Les audits externes diffèrent des audits internes parce qu’ils se concentrent seulement sur la conformité. L’objectif de ces examens et de vérifier que l’entreprise respecte des exigences légales particulières. Par exemple, toutes les entreprises faisant appel public à l’épargne doivent faire l’objet d’un audit externe chaque année pour vérifier que leurs rapports publics offrent une image exacte de leurs finances.

Les audits externes sont réalisés par des auditeurs indépendants qui n’ont aucun intérêt dans le résultat de l’audit.

Si tout est en ordre, les auditeurs peuvent utiliser une piste d’audit pour le vérifier. Par conséquent, il peut être avantageux pour les sociétés de tenir à jour des documents chronologiques détaillés et de s’assurer qu’elles respectent les productions de déclarations de revenus et les diverses exigences gouvernementales en matière d’information financière.

Les entreprises fermées peuvent choisir d’organiser des audits externes même si la loi ne les y oblige pas. Elles peuvent le faire pour améliorer la transparence ou prouver leur situation financière aux prêteurs ou aux investisseurs privés.

Audits de l’Internal Revenue Service

Une entreprise, une organisation ou un particulier peuvent faire l’objet d’un audit de l’IRS aux États-Unis, ou d’un audit de l’ARC s’ils exercent leurs activités au Canada. Pendant ce type d’audit, un fonctionnaire de l’administration fiscale examine les documents financiers pour s’assurer qu’ils correspondent aux renseignements contenus dans les déclarations de revenus.

Une piste d’audit soutenue par un logiciel d’audit peut fournir à l’IRS ou à l’ARC les renseignements dont ils ont besoin pour vérifier une déclaration de revenus. Dans certains cas, l’administration peut demander une preuve d’opérations particulières, de soldes ou d’activités. Il est possible de faire appel à ces preuves dans une piste d’audit. Plus la preuve est envoyée rapidement à l’administration responsable de l’audit, plus l’affaire peut être close rapidement.

Une piste d’audit détaillée peut simplifier le processus.

Quels sont les avantages d’une piste d’audit ?

Les pistes d’audit apportent des avantages qui vont au-delà de la tenue des comptes. Voici un aperçu des avantages de la tenue à jour d’une piste d’audit sérieuse.

• Offrir un historique de l’activité. Les pistes d’audit consignent automatiquement toute l’activité sur le système logiciel ou le réseau cible. Cet enregistrement est accessible à toute fin, y compris la comptabilité, les contrôles de conformité ou l’analyse de données.
• Dissuader la fraude. Comme les activités comprennent des renseignements sur les heures et les utilisateurs, les auditeurs peuvent facilement enquêter sur la source d’irrégularités et découvrir une fraude à la fois interne et externe. Si les utilisateurs savent que ce système de consignation est en place, ils peuvent être dissuadés de tenter de commettre des actes frauduleux.
• Respecter les exigences en matière de conformité. Les pistes d’audit garantissent une tenue des documents exacte aux sociétés qui doivent se conformer aux lois sur l’information financière. La tenue des documents peut également témoigner du respect aux lois sur le respect de la vie privée, comme celles qui régissent les dossiers des patients dans l’industrie des soins de santé.
• Améliorer l’efficacité. Grâce à tous les renseignements nécessaires à portée de main, les auditeurs peuvent réaliser leurs enquêtes aussi efficacement que possible sans avoir à passer du temps à chercher des renseignements auprès de différentes sources.

Les pistes d’audit apportent efficacité et transparence, mais elles présentent également certains inconvénients que vous devez connaître.

Quels sont les inconvénients d’une piste d’audit ?

Les pistes d’audit sont très utiles pour les entreprises de toutes tailles, mais il faut tenir compte de certains inconvénients lors de leur établissement.

• La possibilité d’atteintes à la protection des données. Les pistes d’audit contiennent souvent une mine de renseignements sensibles qui peuvent représenter une cible pour les pirates. Les logiciels malveillants, l’accès non autorisé, le piratage psychologique et les autres méthodes de cyberattaques peuvent donner aux pirates un accès aux données des pistes d’audit.
• Le coût de la mise en œuvre et de la tenue à jour d’une piste d’audit. Cela renvoie aux dépenses potentielles associées à la configuration, à la sécurité et à l’administration d’un système.
• Le risque d’erreur humaine. Un bon logiciel de piste d’audit consigne automatiquement les renseignements. Les utilisateurs doivent tout de même être vigilants quant aux renseignements ajoutés manuellement entraînant la consignation de données incorrectes ou inutiles. Cela peut nuire à l’efficacité, parce que les auditeurs doivent passer du temps à vérifier les renseignements de la piste d’audit avant de continuer leur audit.

Ces inconvénients ne sont peut-être pas des briseurs de marché, mais il faut être prêt à en tenir compte lors de l’établissement de pistes d’audit pour l’entreprise.

Évolution du logiciel de piste d’audit

Les pistes d’audit ne doivent pas forcément être complexes et coûteuses. Grâce au bon logiciel, une entreprise peut automatiser une grande partie des processus tout en améliorant la sécurité de l’information et en limitant les chances d’erreur humaine.

Voici un aperçu de ce que l’on peut attendre d’un logiciel pour les pistes d’audit.

Solutions infonuagiques

Le logiciel dans le nuage est idéal pour de nombreux processus et de nombreuses tâches d’entreprise, comme l’établissement et la tenue à jour de pistes d’audit.

Tout d’abord, les plateformes en nuage sont pratiques, parce qu’elles sont accessibles aux personnes qui travaillent à distance ou aux entreprises qui ont des bureaux à différents endroits. Ensuite, étant donné que le logiciel est hébergé en ligne, le personnel des TI doit simplement s’occuper des tâches administratives et s’assurer que tous les systèmes pertinents sont connectés à la piste d’audit afin que l’information soit téléchargée et consignée.

Ces options sont généralement rentables, le fournisseur de services infonuagiques offrant d’habitude l’accès contre des frais d’abonnement, qui comprennent l’accès et les mises à jour et la maintenance nécessaires.

Enfin, les plateformes sont évolutives. Vous pouvez commencer petit et ajouter des services ou des utilisateurs lorsque la société croît ou lorsque vous trouvez des domaines qui peuvent bénéficier d’une piste d’audit.

Documentation de la mission

La documentation de la mission est un autre outil d’audit important. Ces rapports contiennent de l’information qui soutient les rapports d’audit définitifs. Les bilans et les états financiers intermédiaires sont des formes de documentation de la mission. Ils sont nécessaires à titre de preuves à l’appui pour les audits internes et externes, parce qu’ils montrent le processus que les auditeurs ont suivi pendant leur examen.

Collecte de données rationalisée

Les systèmes de pistes d’audit qui offrent la collecte rationalisée de données sont généralement la meilleure option. En téléchargeant automatiquement les données du logiciel comptable dans une piste d’audit, on gagne du temps et on élimine la possibilité d’erreurs humaines. Il n’y a pas de crainte à avoir qu’une personne se souvienne d’un téléchargement manuel ou saisisse des chiffres incorrects dans le système de piste d’audit.

Un système tout-en-un de comptabilité ou de tenue des comptes peut rationaliser les flux de travail et garantir que toute l’information nécessaire est collectée dans un endroit central, d’où elle sera accessible aux auditeurs. Caseware ReviewComp est l’une de ces solutions proposant des processus automatisés, la collaboration en temps réel et des renseignements à valeur ajoutée.