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El paso a la nube: breve historia del software de contabilidad

Por Mike Martin

La tecnología lleva siglos transformando la profesión contable. Desde el ábaco y la calculadora, pasando por el PC y ahora la nube, la innovación tecnológica ha ayudado a los contables a ahorrar tiempo, minimizar los errores e interpretar los datos de forma eficaz. 

Y, en particular, en los últimos cincuenta años, los avances en computación y software han cambiado el aspecto de la contabilidad y la auditoría al automatizar numerosas tareas de poca relevancia, lo que ha permitido a contables y auditores entregar previsiones y estados financieros más precisos.

Para comprender y apreciar en su totalidad el impacto que han tenido en la profesión los modelos actuales, hay que fijarse en las numerosas formas en las que la tecnología y la contabilidad han interactuado a lo largo de los años.

Los inicios de las hojas de cálculo

Durante décadas, las hojas de cálculo han sido una herramienta básica de los contables. El primer programa de hojas de cálculo, VisiCalc (abreviatura de Visible Calculator), se lanzó con el ordenador personal Apple II de 1979. Hasta su aparición, el proceso de las hojas de cálculo se había realizado de forma completamente manual. Si se cambiaba un valor, cualquier celda relacionada debía actualizarse introduciendo nuevos valores manualmente. 

VisiCalc transformó las hojas de cálculo al permitir que, si la información de una celda se cambiaba, los valores de las celdas relacionadas se cambiaran de forma automática. El éxito fue inmediato y se vendieron 700.000 copias en sus primeros seis años. 

Otros programas de hojas de cálculo aparecieron poco después de VisiCalc, pero ninguno consiguió ser tan popular hasta que Lotus Software (posteriormente adquirida por IBM) lanzara Lotus 1-2-3 en 1983. Lotus 1-2-3 aprovechó la pantalla y memoria mejoradas disponibles en el PC de IBM, para contar con funcionalidades de base de datos y gráficos, además de las hojas de cálculo. También incorporó las macros, que permitió a otras compañías vender paquetes de macros y complementos para el programa, lo que aumentó su facilidad de uso y popularidad.

Lotus 1-2-3 siguió siendo en los noventa el programa de hojas de cálculo preferido, pero con la aparición de Microsoft Windows fue superado por Microsoft Excel. Excel apareció por primera vez a mitad de los ochenta, pero no se adoptó ampliamente hasta que Windows se convirtió en el sistema operativo para PC más popular. Excel sigue siendo actualmente el programa de hojas de cálculo más utilizado, gracias a la accesibilidad de su interfaz gráfica de usuario y a las macros personalizables. 

Aparición de los paquetes de contabilidad y de teneduría de libros

También en los setenta, aparecería por primera vez un software dedicado a la teneduría de libros. Peachtree Software lanzó un paquete de software de contabilidad en 1978, seguido poco después de un conjunto de aplicaciones que incluía una hoja de cálculo y un procesador de texto en 1981. El software de contabilidad Intuit’s QuickBooks sería el siguiente en 1983.

La década de los ochenta fue testigo del lanzamiento de numerosos paquetes de software de contabilidad (incluida la primera versión de la solución de flujo de trabajo de encargos de Caseware, Caseware Working Papers), que puso fin a la necesidad de calculadoras, lápices y gomas de borrar. Gracias a estas soluciones, los contables ya no tenían que realizar muchas tareas de contabilidad manuales, y tediosas, y podían disponer de más tiempo para centrarse en realizar previsiones y análisis. 

La aparición de ERP en la historia de la contabilidad

El software de planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés) tiene su origen en los sistemas de fabricación de los setenta, pero no se volvería popular hasta la década de los noventa cuando la firma de investigación Gartner comenzara a usar por primera vez el término ERP. Los paquetes de ERP llevaron el software mucho más lejos de sus orígenes de fabricación. Las soluciones de vendedores como Great Plains Software, Oracle, SAP, NetSuit y JD Edwards incluían módulos para una serie de funciones empresariales como contabilidad, finanzas, ventas, producción y recursos humanos. 

Las soluciones de ERP recopilaban datos de un negocio, ofreciendo visibilidad de diferentes departamentos a los contables que las usaban. Esto los ayudó a hacerse una idea más completa de las operaciones de sus empresas y a hacer previsiones más precisas. 

Primeras configuraciones del software de contabilidad

En los primeros paquetes de contabilidad, la configuración del software era básica. Los usuarios compraban software en cajas, que consistían en una serie de discos, los cuales se utilizaban para instalar el software en un PC. Aunque el proceso de instalación era relativamente sencillo, la solución de software solo era tan portátil como lo fuera la máquina en la que estuviera instalado. 

A medida que pasaba el tiempo, los PC cada vez estaban más conectados y podían comunicarse entre ellos, lo que permitió a las organizaciones más opciones en cuanto al modo de instalar el software. Las organizaciones más grandes implementaron arquitecturas cliente/servidor con su software de contabilidad o ERP, instalado en un servidor central, al que podían acceder varios usuarios a través de sus propios equipos. 

Las configuraciones cliente/servidor mejoraron la portabilidad del software de contabilidad dentro de una organización, aunque su configuración podía resultar complicada. Las organizaciones tenían que pagar por los servidores que alojaban el software, prever cuánta capacidad del servidor necesitarían y tener instalados servidores de copia de seguridad en caso de que los principales fallasen. Asimismo, también tenían que realizar mantenimiento y actualizaciones de los servidores para garantizar su correcto funcionamiento.  

La era moderna del software de contabilidad

El software de contabilidad ha evolucionado de manera significativa a lo largo de los últimos veinte años. Los dispositivos, smartphones, sensores, cámaras de vídeo y otras tecnologías habilitadas para el Internet de las cosas (IoT, por sus siglas en inglés) generan más datos cada año, lo que ofrece a contables y auditores un mayor potencial de información útil en forma de patrones y tendencias. 

En 2020, la firma de investigación IDC estimó que la sociedad creó o sustituyó más de 64 zettabytes de datos. Un zettabyte es equivalente a la capacidad de almacenamiento de unos 17.200 millones de smartphones con capacidad para 64 gigabytes de datos cada uno.

Este vertiginoso crecimiento en el volumen de datos, que se conoce habitualmente como «Big Data» (o macrodatos), no puede procesarse ni analizarse mediante los métodos tradicionales. Crece a demasiada velocidad e implica información de varias fuentes. Las hojas de cálculo y los paquetes sencillos de contabilidad no tienen la potencia para asumir el crecimiento de los macrodatos. Los contables y los auditores necesitan un software de análisis que les permita evaluar el riesgo, recopilar evidencia y tomar decisiones informadas de varias fuentes de datos.

La aparición del análisis de datos y el software de auditoría

 

El software de análisis de datos ha existido desde la década de los noventa cuando el almacenamiento de datos —repositorios centrales de datos de varias fuentes— se hicieron populares. Si bien no sería hasta algo después cuando surgirían las potentes soluciones de análisis de datos específicas para contabilidad. Las soluciones actuales de software de análisis de datos, como Caseware IDEA 12, permiten a los contables y auditores examinar muchos más datos que en el pasado, para descubrir más excepciones y generar mejores previsiones.

Tradicionalmente, cuando había que enfrentarse a grandes conjuntos de datos, los contables y auditores realizaban muestreo de datos analizando un subconjunto representativo del grupo de datos. En el pasado, el muestreo era una herramienta aceptable porque no había otras opciones para gestionar grandes conjuntos de datos. Pero las cosas han cambiado. El muestro en la contabilidad y auditoría actuales es menos eficaz porque asume que la muestra es representativa del conjunto más grande de datos, lo que da lugar a errores e imprecisiones.

Las soluciones modernas de análisis de datos permiten a los contables examinar conjuntos completos de datos al aplicar inteligencia artificial y aprendizaje automático en el análisis de datos. Realizan automáticamente varios tipos de pruebas en conjuntos de transacciones, detectan anomalías y evalúan el riesgo. Asimismo, pueden examinar datos de varias fuentes, permitiendo a las organizaciones generar nuevos datos útiles y detectar tendencias ocultas. 

Un gran ahorrador de tiempo

Por ejemplo, un auditor que esté mirando facturas de ventas podría usar una solución de análisis para ejecutar todos los datos actuales de ventas y compararlos de forma automática con el histórico de datos, o con los datos de ventas disponibles del sector que no pertenecen a la organización. Esto no solo facilita detectar anomalías, sino que también ahorra tiempo al auditor, permitiéndole centrarse en tareas más estratégicas.

El ahorro de tiempo es importante para los auditores. En el Estado de la auditoría interna – Informe de tendencias 2022 de Caseware, el 31 % de los auditores encuestados indicaron que pasar de los procesos manuales a otros flujos de trabajo más eficaces era su principal prioridad, mientras que el 27 % dijo que su mayor preocupación era adoptar nueva tecnología de auditoría. 

Demostrar a la junta directiva y al CEO el valor que aporta la auditoría interna fue un problema para el 44 % de los encuestados, y el 27 % dijo tener que hacer más trabajo con menos tiempo y menos recursos. Adoptar las soluciones actuales de análisis de datos y software de auditoría puede ayudar con todos estos retos porque permiten a los auditores y contables obtener una visión completa de los controles, gobernanza y procesos de sus organizaciones. Esto les permite poder centrarse en realizar recomendaciones estratégicas que aumenten la eficiencia, haciendo que su organización sea más competitiva y demostrando su valor a las juntas directivas y a los ejecutivos.   

El cambio al software de contabilidad en la nube

Otra gran evolución tecnológica reciente en la contabilidad es la migración del software en las instalaciones a la nube. Tradicionalmente, el software de contabilidad se encontraba o bien en los PC de contables y auditores, o bien en los servidores pertenecientes a sus organizaciones. 

Si bien, actualmente, más empresas eligen alojar su software en la nube para disponer de más flexibilidad, ahorro de costes y mejor mitigación del riego. Hace poco Gartner pronosticó que más de la mitad del gasto en TI de las empresas se destinará a la nube antes del 2025, algo que se ha visto acelerado por la implementación de los modelos empresariales de teletrabajo en respuesta a la pandemia de la COVID-19.   

La flexibilidad es una de las ventajas esenciales de la nube. Los contables y los auditores pueden acceder al software que necesitan desde cualquier lugar, ya sea desde casa, la ubicación del cliente o la oficina. Todo lo que se necesita es conexión a Internet, un dispositivo compatible y datos de acceso seguros. 

El software de contabilidad basado en la nube hace que realizar los encargos sea más sencillo. Todos los documentos, facturación y hojas de registro pueden almacenarse en una única ubicación central a la que se puede acceder y que se puede actualizar fácilmente. Los portales en línea hacen que compartir archivos con los clientes sea más sencillo y más rápido, sin necesidad de realizar visitas in situ ni recogidas de correos ni entregas. 

Además, promueven una mejor colaboración con los miembros del equipo y los clientes al crear una ubicación centralizada a través de la que todos pueden comunicarse, comprobar los plazos y ver las actualizaciones de los encargos. 

Simplificación de la gestión y el flujo de trabajo

La nube también hace que sea más fácil realizar el mantenimiento y la gestión de software. En una configuración tradicional en las instalaciones de la empresa, el equipo de TI de la organización tiene que mantener su propio hardware y software, lo que cuesta tiempo y dinero. Al pasar a la nube las empresas cambian su gasto de capital en hardware y software por un gasto operativo en forma de pago mensual, algo que permite a los equipos de TI poder centrarse en crear soluciones digitales innovadoras, que es lo que hace a las organizaciones más competitivas.

Cambiar a un software de contabilidad en la nube como Caseware Cloud significa que las organizaciones no tienen que preocuparse del mantenimiento de los centros de datos de copias de seguridad ni de complejos planes de recuperación ante desastres. La nube tiene resistencia incorporada, lo que significa que el software estará disponible en cualquier momento en el que necesiten acceder a él los contables y auditores.

Otro convincente aspecto de la nube es que no necesita ser una propuesta de todo o nada. Las empresas que quieran mantener su propio software, pero disfrutar también de algunas de las ventajas que ofrece la flexibilidad de trabajar en la nube, pueden optar por un entorno híbrido como el que ofrece Caseware Essentials Suite. En este supuesto, los contables y auditores seguirán pudiendo acceder al software que están acostumbrados a usar en sus equipos, pero sus datos también se cargarán en la nube. Esto les permitirá beneficiarse de las capacidades de gestión simplificadas y de colaboración mejorada que ofrece la nube.

Qué nos depara el futuro

A medida que el software de análisis de datos va adquiriendo mayores capacidades y la nube atrae cada vez, las organizaciones de contabilidad que no transformen sus operaciones a nivel digital corren el riesgo de quedarse por detrás de sus competidores. Serán menos eficientes, menos productivas y potencialmente menos seguras. 

Las soluciones de contabilidad en la nube como Caseware Cloud se alojan en innovadores centros de datos que poseen capacidades de vanguardia en seguridad física y de TI, así como de cifrado y copias de seguridad diarias. Hay una posibilidad significativamente menor de que se produzca una vulneración de la seguridad, una solicitud de información que se filtre en el sistema o de que se ubiquen de forma incorrecta archivos importantes.

Aunque las soluciones de software continuarán siendo fundamentales para el desarrollo de los sectores de la contabilidad y la auditoría, no habrá nada que sustituya a un contable experto. En su lugar, permitirán a las organizaciones crear prácticas de contabilidad eficientes e impulsadas por los datos con las que ofrecer resultados completos y precisos con más celeridad que en el pasado. Esto permite a los auditores y contables centrarse en proporcionar asesoramiento estratégico a los CEO, juntas directivas y clientes a los que dan servicio.

Mike Martin es editor de contenidos de marketing de Caseware. Fue editor de una revista de TI y cuenta con una dilatada experiencia en investigación y redacción de tecnologías empresariales. En Caseware, informa de las principales cuestiones actuales que afectan a los auditores y contables, y de cómo las tecnologías avanzadas los están ayudando a conseguir mejores resultados.

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