E-mails bruges ofte i virksomheder, både i intern og ekstern kommunikation. Der er dog nogle sikkerhedsmæssige forholdsregler man skal tage, når man modtager e-mails. I mange virksomheder er e-mails en stor del af både intern og ekstern kommunikation. Selvom e-mails var en effektiv og billig kommunikationsmetode i mange år, opfattes den i dag nogen gange som problematisk i kundeinteraktioner. På trods af konstante udfordringer forblev e-mails normen i lang tid, simpelthen fordi der ikke var bedre alternativer til rådighed.

Manglende sikkerhed

Næsten alle kender nogen, der er blevet offer for phishing eller et phishing-forsøg. Det er enormt irriterende, når det sker, og især når din indbakke indeholder følsomme oplysninger. Disse situationer opstår desværre, og det skyldes, at e-mails simpelthen ikke er sikker nok.

 I anledningen af cybersikkerhedsmåneden giver Digitaliseringsstyrelsen fire gode råd, så du undgår at blive offer for phishing-forsøg.

• Tjek altid afsenderen på dine mails, inden du reagerer på dem.
• Klik aldrig på links, der ser mistænkelige ud.
• Spørg dig selv: Burde jeg modtage denne mail? Vær skeptisk overfor mails, der beder dig udlevere fortrolige oplysninger, herunder personoplysninger om dig selv, kolleger eller kunder.
• Er du i tvivl, så kontakt afsenderen, eller henvend dig til din chef.

Få flere gode råd til at undgå phishing her.

Forbedre sikkerheden med Caseware Cloud

En anden måde at undgå phishing på er at minimere brugen af e-mails og i stedet bruge platforme med et højere sikkerhedsniveau – for eksempel Caseware, Cloud.

Cloud-appen PBC-listen giver et centralt sted, hvor det er muligt at holde styr på al kommunikation med kunderne på ét sted, inklusive alle vigtige dokumenter.  Casewares PBC-liste er et alternativ til at bruge Excel-regneark, Google-ark, Microsoft Word-dokument eller traditionel e-mails. Ved at skifte til det dynamiske PBC-liste-værktøj vil du opleve store effektivitetsgevinster, øget kundetilfredshed og større sikkerhed.

Bliv klogere på PBC-listen

Vil du vide mere om Casewares PBC-liste, så læs mere her.
Du kan også kontakte os på salg.dk@caseware.com, for at høre mere om, hvordan du kan få gavn af PBC-listen i din virksomhed.  

E-mail blev tidligere betragtet som et revolutionerende kommunikationsmiddel. Det var enormt hurtigt sammenlignet med andre måder at kommunikere på. Det virkede som et slags universalmiddel til samarbejde med kunder. Men i dag findes der meget bedre og mere sikre muligheder. Så hvorfor holde fast i gamle vaner? Denne artikel beskriver flere grunde til, at det ville være bedre for revisorer at sige farvel til kommunikation via e-mail.

Udviklingen af e-mail

E-mailen brød de geografiske grænser i 1990’erne og repræsenterede den stigende digitalisering. Det blev betragtet som en sikker kommunikationsform, og for revisorer blev det hurtigt den mest effektive måde at nå ud til kunderne på sammenlignet med traditionelle metoder som post eller personlig levering. I dag er e-mail blot en af mange digitale kommunikationsformer. I dag har vi også ‘instant messaging’, kommunikation i apps og online video chats. At sende fortrolige e-mails til kunder betragtes ikke længere som ideelt og bestemt ikke som den mest effektive kommunikationsmetode. Engang var email uvurderlig, men nu ses den ofte som forældet og usikker.

Selvom e-mail var en effektiv og billig kommunikationsmetode i mange år, opfattes den i dag nogle gange som problematisk i kundeinteraktioner. På trods af konstante udfordringer forblev e-mail normen i lang tid, simpelthen fordi der ikke var bedre alternativer til rådighed. Med fremkomsten af andre kommunikationsmuligheder bliver omfanget af e-mailens mangler mere og mere tydeligt. Det er på tide at skifte til mere moderne løsninger, der bedre opfylder kravene til moderne virksomhedskommunikation.

Sikkerhed

Næsten alle kender nogen, der er blevet offer for et e-mail-hack. Det er enormt irriterende, når det sker for dig, og især når din indbakke indeholder følsomme oplysninger. Disse situationer opstår desværre, og det skyldes, at e-mail simpelthen ikke er sikker nok. E-mails er for det meste ikke krypterede, hvilket giver hackere mulighed for at få adgang til beskeder og endda sende følsomme oplysninger, når de først har fundet ud af adgangskoden. Desuden er det desværre almindeligt at sende ’phishing’ og virus via e-mail. I den moderne regnskabsverden er digital sikkerhed uundværlig. Hvis du vil have en virkelig sikker form for samarbejde med dine kunder, er en krypteret meddelelsesform i appen den bedste løsning.

Deling og organisering

Når man deler filer via e-mail, mister man nogle gange noget. I hvilken mappe lå denne e-mail nu? Eller under en større oprydning viser det sig, at den ene e-mail alligevel er blevet slettet. Og så er der de velkendte spamfiltere der er designet til at holde uønskede e-mails ude af din indbakke, men desværre går det også jævnligt galt. Cloud-baserede platforme som Caseware Cloud tilbyder organiseret, centraliseret kommunikation, hvor intet går tabt.

Data og analyse

Effektiv kundekommunikation genererer regelmæssigt værdifulde data og analyser. At miste disse oplysninger i en overflod af e-mails kan ikke kun være frustrerende, men kan også forsinke processen og resultere i et mindre end optimalt forhold til kunden. En struktureret og organiseret løsning kan være til stor gavn for både revisorer og kunder.

Effektivitet

Søgning i e-mails distraherer fra andet arbejde og tager tid. Især når vedhæftede filer skal gennemgås, og den relevante e-mail går tabt blandt alle de andre beskeder. Desuden kan de fleste e-mailservere kun rumme et begrænset antal e-mails, så vigtige beskeder må slettes for at give plads til nye. Cloud-appen PBC-listen giver et centralt sted, hvor det er muligt at holde styr på al kommunikation med kunderne på ét sted, inklusive alle vigtige dokumenter.

Samarbejde via e-mail er unødvendigt

Selvom e-mail har spillet en vigtig rolle i revisions- og klientsamarbejdets historie, har mere effektive muligheder nu ganske enkelt gjort den forældet. Casewares PBC-liste er et alternativ til at bruge Excel-regneark, Google-ark, Microsoft Word-dokument eller traditionel e-mail. Ved at skifte til det dynamiske PBC-liste-værktøj vil du opleve store effektivitetsgevinster og øget kundetilfredshed.

Casewares PBC-liste

Vil du vide mere om, hvordan PBC-listen kan gøre din kommunikation med kunder mere effektiv og forenklet? Så læs mere her.

Cloudbaseret regnskabssoftware bliver stadig mere populært i regnskabs- og revisionsbranchen. Caseware Cloud giver revisionsfirmaer løsningsfremmende resultater, som kan hjælpe med til at effektivisere dine arbejdsprocesser.

COVID-19 pandemien har ændret mange virksomheders daglige drift markant. Arbejdsgivere har udvidet deres ansættelsesmuligheder til at omfatte flere muligheder for fjernarbejde. Dette skift har skabt en større efterspørgsel efter cloudbaserede værktøjer og løsninger.

Cloudbaseret software omfatter platforme som Caseware Cloud, der er designet til at fungere i et sikkert eksternt miljø. Det betyder blandt andet, at flere brugere kan få adgang til et system fra et hvilket som helst sted. Kommunikation, samarbejde og andre opgaver kan hermed alt sammen håndteres sikkert i skyen.

Herunder får du fem grunde til at skifte til Caseware Cloud.

1. Forbedret kommunikation med kunderne

I dag kommunikerer vi gennem mange hurtige kanaler, og vi forventer ofte øjeblikkelig feedback. Dine kunder forventer det samme niveau af hurtighed fra din teknologi. Caseware Cloud er en central portal, der gør det muligt at kommunikere hurtigt og sikkert via hurtig udveksling af beskeder, dokumentdeling og statusopdatering.

2. Styrk samarbejdet i teamet

Effektivt samarbejde er afgørende, når dine medarbejdere og kunder skal arbejde på samme tid. Men en overvægt af manuelt arbejde og kommunikation og alt for komplicerede protokoller for dokumentudveksling kan alt sammen bidrage til en langsommere og mere kompleks proces.

En af fordelene ved cloud er, at alle disse processer kan automatiseres og forenkles. Caseware Cloud udnytter fordelene ved denne teknologi til at strømline dine mest afgørende opgaver, spare tid og penge og samtidig levere en effektiv oplevelse til dine kunder.

3. Arbejd hvor som helst, når som helst

Traditionelle arbejdsplaner kræver ofte, at man arbejder fra kontoret. Denne arbejdsform er ikke særlig fleksibel og kan føre til udbrændthed hos medarbejderne. En fordel ved cloudbaseret regnskabssoftware er muligheden for at arbejde fra en hvilken som helst lokation. Dette giver mulighed for større fleksibilitet og bryder med den traditionelle arbejdsdags monotoni. Dine kunder vil med stor sandsynlighed sætte pris på muligheden for at samarbejde med dit team hjemmefra på et tidspunkt, der passer ind i deres tidsplan.

4. Nemmere dokumenthåndtering

For at sikre en vellykket dokumenthåndtering bør du implementere sikre og brugervenlige systemer til opbevaring. At bruge forældede papirbaserede metoder til at organisere dokumenter er risikabelt, da det er udfordrende at vedligeholde, og information kan gå tabt eller blive stjålet.

Caseware Cloud giver dig et centralt sted til dine data, hvilket gør det nemt for dig og dine kunder at få adgang til information, når det er nødvendigt. Derudover tilbyder vi cloudbaseret regnskabssoftware med datakryptering for at sikre maksimal sikkerhed og beskyttelse af dine kunders mest følsomme oplysninger.

5. Stærke tilladelsesprotokoller

Når du samarbejder med kunder i cloud, er det nødvendigt at give de rette personer adgang til de nødvendige data, så de kan udføre deres opgaver. Det er derfor vigtigt at etablere strenge tilladelsesprotokoller, der gør det muligt at samarbejde og samtidig opretholde en høj sikkerhedsstandard.

Med Caseware Cloud kan du nemt regulere brugerrettigheder og -adgang ved at etablere foruddefinerede roller og personlige tilladelser, der passer til hvert teammedlems unikke rolle i organisationen. Ved hjælp af sikkerhedsforanstaltninger understreger Caseware Cloud vigtigheden af tilstrækkelig informationssikkerhed for at kunne administrere dine kunders vigtige data sikkert.

Kom på clouden med Caseware

Caseware tilbyder flere forskellige cloud-løsninger. Herunder kan du læse mere om nogle af løsningerne:

• Cloud Regnskab
• Kundetjek
• PBC-listen

Vil du vide mere om vores cloud-løsninger? Kontakt salg på: salg.dk@caseware.com

Revisionsbranchens skridt mod cloud er i gang. Med cloud kan du effektivisere din virksomhed, samt skabe mere fleksibilitet i arbejdsprocessen. Her er fem gode grunde til hvorfor bogholdere og revisorer skifter til cloud.

1. Mulighed for at arbejde overalt

82 procent af alle revisionsfirmaer (1) anvender en hybrid arbejdsmodel, som både understøtter medarbejdere, der sidder på kontoret, og dem som arbejder remote. Med cloud slipper du for dyre “on-premise” it-løsninger og lader i stedet dit team arbejde effektivt fra hvilken som helst lokation – også med din nuværende Desktop-løsning.

2. Følg med i produktionsfremdriften

Med Monitor kan Cloud vise, hvor langt I er med jeres arbejde. Fordi Desktopfilerne gemmes i Cloud, kan Caseware monitorere fremdriften på tværs af alle kunder. Det kan for eksempel ses, om planlægningen er underskrevet, eller topmemoet er underskrevet  – med andre ord: ”Drop dit regneark på fremdrift” og lad Monitor klare opgaven.

3. Styr dine filer intuitivt

I 2025 vil mere end 85 procent af organisationer omfavne en “cloud-first”-indstilling. Clouden tilbyder centraliseret dataopbevaring, indbygget opbevaring, hukommelse og backup-kvalifikationer, som garanterer, at filerne altid er tilgængelige.

4. Let samarbejde med kunder og kolleger

41 procent af revisionsfirmaerne siger, at virtuelt samarbejde med kunder er en stor udfordring. Clouden afhjælper dette problem med let fildeling, PBC (Prepared by customer)-lister og statusrapportering – det hele i en central lokation.

5. toptalenter

34 procent af de medarbejdere, som arbejder remote, siger, at de ville kigge efter et nyt job, hvis de skulle vende tilbage til kontoret. Cloudens fleksibilitet, hastighed og pålidelighed holder medarbejderne glade og hjælper dig med at tiltrække de bedste kandidater.

Kom på clouden med Caseware

Skab mere effektivitet og fleksibilitet i din virksomhed med cloud. Caseware tilbyder blandt andet løsninger som Cloud Regnskab og PBC-listen.

Alle procenttal er fra en international Caseware analyse.

Problemfri kommunikation med kunderne er afgørende, hvis du vil levere enestående kundeservice. Men mange firmaer halter stadig bagefter i deres strategier for kundekommunikation.

Revisionsvirksomheder har en tendens til at arbejde med en lang række kommunikationskanaler på samme tid, herunder lange e-mailkæder, papirdokumenter og forskellige værktøjer til at indhente, gemme og overføre data. At arbejde på denne måde kan let forårsage forsinkelser, fejl, mistede dokumenter og manglende gennemsigtighed – hvilket i sidste ende fører til frustration hos kunderne.

Læs videre for at lære de bedste tips til succesfuld kundekommunikation i revisionsfirmaer.

Revisorer skal som regel holde mange bolde i luften på hver opgave, uanset om det er en revision, review eller en anden type opgave. Det er også nødvendigt med en løbende involvering af kunden, da kunden skal levere finansielle dokumenter og andre data gennem hele processen.

Nye teknologier er i stand til at strømline disse processer og centralisere kommunikationen ét sted. Specialiseret regnskabssoftware som Caseware giver revisorer mulighed for at sende og administrere anmodninger, uploade og gemme dokumenter og spore arbejdsgange – alt sammen på én platform. Disse softwareplatforme lever også op til strenge sikkerhedsstandarder, hvilket giver både firmaer og kunder ro i sindet med hensyn til deres følsomme oplysninger.

Med mange firmaer, der anvender disse teknologier og skaber mere smidige arbejdsgange, bliver det afgørende at udnytte software ikke kun for at spare tid og penge, men også for at forblive konkurrencedygtige og levere resultater af høj kvalitet.

Det er nemt at udnytte software til kundekommunikation til at opbygge solide relationer med kunderne
og sikre kundetilfredshed med disse gennemprøvede strategier:

1. Brug cloud-baseret regnskabssoftware

Den enkleste måde til at opnå problemfri kommunikation med kunderne er at bruge cloud-baseret regnskabssoftware med indbyggede samarbejdsfunktioner. Software som Caseware fjerner alle ulemperne ved at kommunikere via e-mail, som for eksempel:

• fejlkommunikation
• fejlagtig brug af forældede versioner af dokumenter
• spildtid ved at vente på svar
• finde information i lange e-mailkæder
• potentielle sikkerhedsproblemer

Ved at bruge cloud-baseret software til automatisering af dine processer kan du:

• forbedre effektiviteten og reducere den tid, du bruger på gentagne opgaver
• anmode om og uploade dokumenter ét sted
• nemt spore dokumenter, kundeinteraktioner og aktiviteter med maksimal gennemsigtighed
• opdatere information til alle brugere.

Cloud-baseret regnskabssoftware er fantastisk for alle virksomheder, der leder efter en nem løsning til automatisering af arbejdsmetoder og højnelse af kundekommunikationen.

2. Implementering af en kundeportal til kommunikation

En anden god måde til at lette kommunikationen med kunderne er oprettelse af en kundeportal. Det er et område på en hjemmeside eller et projekt, som kunderne kan få adgang til. Kundeportalen kan bruges til at:

• dele fremskridt
• indsamle data, dokumenter og information
• opbevare vigtige dokumenter på ét sted
  

Det sparer tid på at tale frem og tilbage med kunderne, og forvirringen med ubesvarede e-mails eller mistede dokumenter undgås. Det giver kunderne mulighed for at holde sig ajour med udviklingen uden at oprette separate opdateringer. Adgang til portalen kan gives til så mange relevante kontakter fra kunden og revisionsteamet som nødvendigt.

3. Automatisering af kundeopdateringer og notifikationer

En enkel måde til at øge kommunikationen med kunderne og udvikle loyale kunder er at automatisere opdateringer og notifikationer. Automatiserede notifikationer og påmindelser hjælper med at opretholde åbne kommunikationslinjer og sikrer, at både revisorer og kunder holder sig informeret om kritiske milepæle og projektstatusopdateringer.

Automatisering af kundernes kommunikationskanaler kan også:

• minde om at følge op på nødvendige oplysninger
• spare tid og mindske stress
• holde kunderne opdaterede
  

Den bedste måde til automatisering af kundeopdateringer og notifikationer er at bruge et omfattende softwareværktøj som Caseware, der giver dig mulighed for at oprette opgaver med deadlines og tidsrammer.

Kommuniker problemfrit og samarbejd med kunder i realtid med Casewares PBC

Brugen af de effektive værktøjer og rutiner til kommunikation med kunderne kan hjælpe med at opnå mere succesfulde kunderelationer og -opgaver.

Caseware PBC er et værktøj til kommunikation med kunderne, der tilbyder strømlinet, hurtig og sikker kommunikation på alle opgaver. Med PBC ved du, at alle de oplysninger, du har brug for, er gemt og administreret ét sted. Du kan også bruge appen til at uploade dokumenter og kommunikere med kunder og teammedlemmer. Alt spores automatisk, så du ikke behøver at stresse over compliance eller gennemsigtighed.

Casewares cloud-baserede PBC-liste er blevet opdateret, så du nu nemt kan lave dine egne kundeforespørgsler på den enkelte kunde eller som en fælles standard for hele kontoret. PBC-listen giver en række fordele i samarbejdet med kunderne. Her får du tre af de vigtigste:

PBC-listen bliver opdateret med ny funktionalitet på henholdsvis bruger- og firmaniveau samt nyt layout. 

Glæd dig til vores lancering senere i denne måned. 

1. Centraliserede forespørgsler

Organisering er nøgleordet i kundesamarbejdet. Hvis dine dokumenter eller forespørgsler til kunder er spredt ud over din server eller mailboks, bliver arbejdsworkflowet langsommere og fører til både frustrerede revisorer og kunder.

Med Casewares PBC-liste sker forespørgslerne centralt via clouden, der er understøttet af sikker kryptering, så følsomme dokumenter kan sendes, modtages, organiseres og opbevares uden nysgerrige blikke. Det vil også booste dit arbejdsflow, da du ved præcis, hvor du skal finde de dokumenter, du har brug for. Ikke mere spild af tid på at søge efter de rigtige dokumenter.

2. Fleksibelt indhold og arkivering

Ingen skabelon fungerer for alle. Dine opgaver kan variere fra kunde til kunde. Derfor tilbyder vi i PBC-listen mulighed for:

At du på den enkelte kunde kan tilpasse de eksisterende forespørgsler eller oprette nye efter behov. At du samlet for hele revisionsfirmaet kan tilpasse de eksisterende forespørgsler eller oprette nye, som bliver tilgængelige for alle medarbejdere i jeres firma.

Du har flere skabeloner at vælge imellem, så du behøver ikke at starte fra nul, og de er fleksible, hvilket giver dig frihed til at tilgodese både dine egne og kundens behov. Som en del af tilpasningen kan du også bestemme, hvor dokumentet skal arkiveres enten på kunden i clouden eller i et Desktop-engagement.

3. Sikre overblik

Timing er afgørende for revisorer i en presset hverdag. Det kan være svært at bevare overblikket – især når der skal laves mere end én forespørgsel. Den gode nyhed er, at med Caseware kan du holde overblikket, se hvem der har sendt hvad ind, og efter behov sende en påmindelse til kunden.

Også kunden har et centralt overblik over de dokumenter m.m., der skal sendes til revisor. Herudover kan kunden se, om der er spørgsmål fra revisor, eller om nogle dokumenter ikke er sendt.

Kort om PBC-listen

PBC-listen er en cloud-baseret løsning, der gør det hurtigt og nemt at dele informationer med kunden. Appen indeholder udover alle de forespørgsler, som du skal bruge i forbindelse med en revision, også mulighed for at tilpasse og lave egne forespørgsler eksempelvis i forbindelse med et ejerskifte. Med PBC-listen er:

• Alle informationer samlet ét sted
• Dokumenter m.m. tilgængelige for både kunden og de relevante kollegaer på kontoret
• Det er let at tilpasse eksisterende spørgsmål eller lave dine egne forespørgsler enten på kunde eller firmaniveau
• Udvekslingen af dokumenter er sikker
• Caseware står for opbevaring og backup.
  

Læs mere om Casewares PBC-liste her.