Effektiv implementering af ny it kræver en eller flere superbrugere. Hos Rønne Revision har revisor Paw Skovmose bolden i udrulningen af Caseware Cloud. Her deler han sine erfaringer.

’Hvordan’ er mere interessant end ’hvorfor’ hos Rønne Revision på Bornholm. Men lad os lige starte med hvorfor?

“Vores gamle system havde beskedne digitaliseringsmuligheder, og vi manglede en rød tråd gennem systemet. Jeg startede 14. august i Rønne Revision, og 10 dage senere ’pitchede’ jeg Caseware for partnerne. De havde også en præsentation af en anden løsning.  Valget faldt primært på Caseware, fordi vi får revisionsdelen og regnskabsbyggeren i én og samme løsning. Og vi har valgt Casewares Cloud-løsning, så flere nemt kan arbejde og synkronisere samtidig på samme kunde,” siger Paw Skovmose.

Han er revisor hos Rønne Revision, der har cirka 30 medarbejdere, som primært arbejder med lokale SMV-kunder i regnskabsklasse A og B. Rollen som superbruger stod ikke i jobbeskrivelsen, da Paw Skovmose startede i revisionsvirksomheden, men qua hans tidligere erfaringer med Caseware – og generelle interesse for digitalisering – var han selvskrevet til opgaven.

“Jeg har tidligere været i et revisionsfirma, som blev opkøbt af Beierholm og fik udrullet deres version af Caseware. I den proces var jeg tovholder og fik et stort indblik i Caseware og implementeringen heraf. Hos min seneste arbejdsgiver anvendte jeg også Caseware og kom til, da de befandt sig i implementeringsfasen af systemet,” siger Paw Skovmose og fortsætter:

“Caseware er en del af Rønne Revisions digitaliseringsproces. Lige nu ser jeg ud over et kontorlandskab med blå mapper over det hele. Der er ikke sat mål for effektiviseringsgevinsten, men jeg ved jo af erfaring, at Caseware er et rigtig godt program, og at man kan lave utrolig mange standardiserede ting, som gør, at vi over tid sparer tid på hver enkelt kunde. 

Paw Skovmose, revisor hos Rønne Revision

“Som andre revisionsvirksomheder har vi svært ved at tiltrække nye medarbejdere, samtidig med at kravene øges, så vi bruger flere ressourcer på

Casewares motorvej

Netop standardiseringen og dermed optimeringen af arbejdsprocesser ligger Paw Skovmose på sinde som superbruger.

“Caseware giver os en motorvej, og så er det i vid udstrækning min opgave som superbruger at få alle til at køre på den – og modvirke etableringen af for mange lokale veje,” siger Paw Skovmose om de tilpasninger, der kan være fristende med udgangspunkt i indgroede arbejdsprocesser.

Apropos standardisering bruger han tid på at bygge modeller i Caseware på tværs af alle kunder, så kollegerne sparer tid ved ikke at skulle gøre det på den enkelte kunde.

“En succesfuld implementering afhænger i høj grad af grundigt forarbejde. Og at være indstillet på, at det kræver benarbejde! 

Paw Skovmose, revisor hos Rønne Revision

“I øjeblikket bruger vi for eksempel tid på at ensrette vores arkiver, så vi er enige om, hvad vi skriver de enkelte steder i en revisionsinstruks, i et planlægningsnotat etc. Skal vi køre med Casewares default-forslag eller lave vores egne formuleringer – og hvad skal de i så fald være?” siger Paw Skovmose.

Overgangsperiode med to systemer

Som superbruger er han tilfreds – men ikke super tilfreds – med fremdriften i projektet.

“Der gik længere tid, end jeg havde regnet med, inden vi fik løsningen leveret af Caseware, og så har vi efterfølgende selv haft travlt med kvalitetskontrol og andet,” siger Paw Skovmose og fortsætter:

“Lige nu overvejer jeg, hvornår det er bedst at afholde det interne kursus, som jeg står for. Det er ved at være et stykke tid siden, at Caseware holdt sit kursus for os, og som med alt andet glemmer folk meget, hvis ikke de begynder at arbejde kontinuerligt med løsningen bagefter. Det optimale er, at brugerne efter kurset får sat mål for, hvornår et bestemt antal kunder skal være processeret i det nye system, men det når vi ikke. Regnskabssæsonen starter snart, og vi når ikke at være fuldt i luften med Caseware, så der bliver en overgangsperiode, hvor vi arbejder i både Caseware og den gamle løsning.”

Rønne Revision har Caseware-produkterne:

CW*Basis SmartSync

CW*Revision

CW*Regnskab

Kvalitetsmanual

Derudover anvender Rønne Revision Caseware Cloud til opbevaring af filer i ‘skyen’, så flere kan tilgå samme kundefiler samtidig.

For Lægård Revision skal et kvalitetsstyringssystem være out-of-the-box og fungere både på kontoret, hjemme og på farten. Derfor faldt valget på hybridløsningen fra Caseware, som indehaver, Kurt Lægård, betragter som branchestandard.

Lægård Revision: Fokus på udvikling! Få en vækstorienteret revisor, der kombinerer de velkendte revisordiscipliner med specialistviden om virksomheders udvikling og den nyeste teknologi.

Statementet møder dig som det første på Lægård Revisions hjemmeside, og det stemmer overens med virkeligheden hos revisionsvirksomheden, som blev startet af statsautoriseret revisor, Kurt Lægård, for 28 år siden, og som i dag har 19 medarbejdere på hovedkontoret på Østerbro i København og kontoret på Stevns.

“Vi har kunder i alle størrelser og brancher. Gennem årene har vi hjulpet en del iværksættere, som er blevet til vækstvirksomheder. Det er spændende at være med på deres rejse, for de er progressive og vil tale bæredygtig rapportering, ligesom de forestiller sig, at transaktioner af bogføringen af årsregnskaber kan køre igennem ligesom beløb i MobilePay. Det er jo sin sag at leve op til i en tid, hvor alt skal kontrolleres,” siger Kurt Lægård.

Caseware er blevet branchestandard

Således har kunderne en forventning om, at Lægård Revision anvender ny teknologi, og det er da også noget, som revisionsvirksomheden har fokus på. Diverse it-løsninger har løbende helt eller delvist forladt desktops og lokale servere til fordel for nye cloud- og hybridløsninger. Senest er turen kommet til kvalitetsstyringssystemet, hvor Lægård har valgt Casewares hybridløsning. 

“Caseware har udviklet sig til at være branchestandard. Vi har ventet på en løsning med kritisk masse, så den er fremtidssikker. Og vi ville have en løsning med cloud, så vi ikke skal bekymre os om drift, integrationer, systemopdateringer og opdateringer i forbindelse med ny lovgivning. Det har Caseware styr på, så vi kan fokusere på vores kunder og vores arbejde,” siger Kurt Lægård og tilføjer, at timingen også var god, fordi Lægård Revision har en række nye kunder, som alligevel skulle oprettes, hvilket er betydeligt hurtigere at gøre i Casewares løsning.

Fleksibilitet og stabilitet

Han ser også en værdi i Casewares løsning med hensyn til rekruttering og fastholdelse af medarbejdere.
“Det er et plus, at vi kan tilbyde folk at arbejde med en velkendt løsning, og det gør onboardingen hurtigere. Samtidig giver cloud-løsningen den fleksibilitet, som især vores yngre medarbejdere ser som naturlig i dag. Muligheden for at arbejde, hvor og hvornår man vil og være flere om en kunde samtidig,” siger Kurt Lægård og fortsætter:

“I den sammenhæng er det også vigtigt for os, at Casewares hybridløsning er driftsikker og hurtig. Det nytter jo ikke, at en medarbejder har planlagt tre timers hjemmearbejde en aften, og så er løsningen nede. Det er ligeledes vores erfaring, at det generelt er hurtigt at hente de data, man skal arbejde med, og at det ikke kræver en kraftig internetforbindelse, hvilket man jo for eksempel ikke kan regne med, når man arbejder hos kunderne.”

Kurt Lægård, indehaver af Lægård Revision

Anvender hybridløsningens kundeliste

Apropos kunder har Lægård Revision glæde af den kundeliste, som er en del af Casewares hybridløsning, og som samler alle filer, informationer og historik på en kunde ét sted. Men da Lægård Revision stadig er i gang med at indfase løsningen, er der også funktioner, som medarbejderne endnu ikke anvender. Det gælder eksempelvis muligheden for sikker og struktureret onlinekommunikation med kunderne.

“Kunderne skal vænne sig til, at det ikke er al kommunikation, som foregår via email, men det vil sikre, at vi får det hele med. Som bekendt kan det være et stort arbejde at sørge for, at alt er tilgængeligt, når man skal bruge det,” siger Kurt Lægård.

Lægård Revisions hybridløsning

Lægård Revisions hybridløsning

• CW*Regnskab
• CW*Revision
• CW*Basic SmartSync
• Kvalitetsmanual
• Indsendelsesservice

I december 2023 offentliggjorde FSR – danske revisorers Revisionstekniske Udvalg (REVU) en ny udtalelse vedrørende revision af mindre virksomheder med særligt fokus på fastsættelse af væsentlighedsniveau. Læs mere om udtalelsen herunder.

Udtalelsen adresserer specifikke udfordringer, der er relevante for virksomheder, som udarbejder årsrapporter i overensstemmelse med klasse B-bestemmelserne i årsregnskabsloven, men den er også relevant ved revision af selskaber i klasse C-mellem.

Faglig vurdering

I udtalelsen understreger REVU klart, at selvom revisorer ofte bruger benchmarks og procentmæssige beregninger for at fastlægge væsentlighedsniveauet under revisionsplanlægningen, er disse kun værktøjer. Den endelige vurdering af, hvilket niveau, der er passende, afhænger af revisorens faglige vurdering – en vurdering, der tager hensyn til brugernes behov for økonomisk information og de specifikke karakteristika ved opgaven.

Hvis nettoomsætningen er skjult

Som noget nyt åbner REVU op for diskussionen om, hvorvidt nettoomsætningen er et relevant benchmark for mange ejerledede virksomheder. Dette inkluderer også muligheden for, at nettoomsætningen, under særlige forudsætninger, kan være et relevant benchmark, selvom oplysningen ikke vises i årsrapporten.

Derudover tager REVU fat i andre relevante emner, såsom fastsættelse af væsentlighedsniveau i moderselskaber/holdingselskaber, der indregner kapitalandele i dattervirksomheder efter den indre værdis metode. I sådanne tilfælde foreslår REVU at anvende bruttoværdier i dattervirksomhedernes individuelle regnskaber som grundlag for væsentlighedsniveauet.

Vi hos Caseware hilser REVUs behandling af disse emner velkommen, da den adresserer grænseområder, der ikke nødvendigvis dækkes direkte af standarden: “ISA 320 – Væsentlighed ved planlægning og udførelse af ren revision”. Dette kan bidrage til en mere ensartet tilgang til sådanne spørgsmål i forskellige revisionsvirksomheder.

Caseware understøtter REVUs anbefalinger

I Casewares revisionsløsning i Desktop præsenterer vi i dokumentet: “21500 Væsentlighed” fire almindeligt anerkendte benchmarks (omsætning, resultat før skat, aktiver og egenkapital), som i mange tilfælde er relevante som primære benchmarks ved fastsættelse af væsentlighedsniveau. Vores løsning giver revisor mulighed for at udvide antallet af regnskabsposter og vælge “Valgfri” som benchmark for yderligere tilpasning. Dette tillader revisoren manuelt at angive beskrivelser, planlagte tal og øvre/nedre procentgrænser og dermed fastlægge det overordnede væsentlighedsniveau baseret på dattervirksomhedens regnskabstal.

I REVUs notat anbefales det, at der for modervirksomheder med egen drift fastsættes et særskilt – eventuelt lavere – væsentlighedsniveau for denne drift. I Caseware adresseres dette ved, at revisor i dokumentet: 21500 Væsentlighed argumenterer skriftligt i beskrivelsesfeltet for at anvende et lavere niveau til udvalgte poster i moderselskabets regnskab. Vi anbefaler at markere de berørte regnskabsposter som væsentlige i planlægningsnotatet (22000) under afsnittet ”Revisionsstrategi”, så passende handlinger kan planlægges og udføres for disse områder.

Vil du vide mere?

Hvis du ønsker at læse REVUs notat om væsentlighed i mindre virksomheder, kan det findes her.

Har du styr på din Caseware Installation? Er du på de nyeste releases og dermed sikret funktionalitet og faglige opdateringer? Det seneste år har som altid budt på opdateringer på tværs af vores produkter i Caseware. Med julen, der nærmer sig og derved også en ny statussæson, er det selvfølgelig vigtigt, at du sikrer, at du er klar og opdateret. Men hvad skal du kigge efter?

Vi har i efteråret 2023 frigivet Working Papers 2023. Denne indeholder en del mindre tekniske rettelser samt en rettelse til vores integration til E-conomic. Vores aktuelle release på CW Regnskab, som er blevet frigivet tidligere i denne uge (uge 50), kræver Working Papers 2023 for at fungere. Husk derfor at medregne en opdatering af grundprogrammet, når du planlægger at opdatere CW*Regnskab.

Vores aktuelle releases

Når vi kigger på vores aktuelle releases, kan vi kigge på versionsnumre flere steder for at sikre, at I er fuldt med. Du kan tjekke versionsnumrene i følgende dokumenter for at se, om du er med på den aktuelle release:

CW*Regnskab: Dokument 9000.10 skal have versionsnummer: 50

CW*Revision: Dokument 10000 skal have versionsnummer: 37.17

Har du ikke disse versionsnumre, er du ikke fuldt opdateret. Dette anbefales at være gjort, inden sæsonen for alvor indtræder. Opdateringsvejledninger og opdateringsfilerne findes her.

Ønsker du vores assistance til opdateringer og installationer, kan vi bookes her.

August-releasen 2023 indeholder en opdatering af CW*Regnskab, CW*Revision samt Working Papers. Releasen indeholder opdateringer til nyeste lovgivning og standarder, opdatering af funktionalitet og fejlrettelser. Få overblikket her.

August-releasen 2023 indeholder tre releases bestående af henholdsvis CW*Regnskab, CW*Revision samt Working Papers.

CW*Regnskab

Releasen af CW*Regnskab indeholder opdateringer, der eksempelvis kan være baseret på ændringer i lovgivningen, ændringer i FSR – danske revisorers regnskabsvejledning, henvendelser til vores support eller egne observationer.

Overblik over opdateringer

Der har ikke være rettet kritiske fejl, men alene opdateringer af mindre funktions- og tekstopdateringer samt rettelse af kalkulationsfejl.

Af nye funktioner og opdateringer som følge af ændring i lovgivning/praksis fremhæves:

kabsvejledningen for klasse B- og C-virksomheder, er disse, hvor relevant, indarbejdet hovedsageligt i vores december2022-release. 

CW*Revision

Releasen af CW*Revision omfatter opdateringer, der er baseret på ændringer i revisionsstandarder og anden relevant lovgivning samt henvendelser til vores support og vores egne observationer.

Langt størstedelen af ændringerne i CW*Revision i august-releasen knytter sig til ikrafttræden af ISA 220 om Kvalitetsstyring ved revision af regnskaber, som præciserer den opgaveansvarlige revisionspartners ansvar for at tilsikre kvalitet i opgaveudførelsen samt passende instruktion, supervision og review af revisionsteamets arbejde.

Opdateringen har betydning for følgende dokumenter i revisionsprocessen:

Herudover er der foretaget mindre fejlrettelser samt tilføjet en række nye handlinger i områdeplaner. For områder, der fordeler sig på flere regnskabsposter, og hvor der derfor er foretaget risikovurdering på regnskabspostniveau, vil risikovurderingen fremover fremgå af områdeplanen for alle de tilknyttede regnskabsposter.